كيفية ربط UKG بوصفه مصدر موارد بشرية لمزامنة المستخدمين

الملخص

يتيح لك موصّل UKG ربط UKG بوصفه مصدر نظام معلومات موارد بشرية، بحيث تُنشأ حسابات مستخدمي KnowledgeCity وتبقى متزامنة تلقائيًا. ويُضبط لكل حساب على حدة من Integration Settings الخاصة بالحساب، حيث يظهر UKG ضمن تكاملات الموارد البشرية المدعومة. ويوفّر KnowledgeCity أكثر من موصّل واحد لـ UKG، لذا فالقرار الأول هو أيّها يطابق خدمة UKG لديك. وبمجرد الربط، تتدفق سجلات الموظفين من UKG إلى KnowledgeCity دون إدخال بيانات يدويًا.

المقدمة

يتصل KnowledgeCity بأنظمة خارجية كثيرة حتى ينتقل المستخدمون والدورات والتقارير تلقائيًا بين المنصات. وموصّل UKG هو تكامل نظام معلومات الموارد البشرية الذي يربط مصدر UKG بحساب KnowledgeCity، بحيث تقود سجلات الموظفين المحفوظة في UKG إنشاء مستخدمي KnowledgeCity وصيانتهم.

ويضبط هذا الموصّل المسؤولون الذين يديرون تكاملات الحساب. وهو يحلّ مشكلة صيانة قوائم المستخدمين يدويًا: فالتعيينات الجديدة وتغييرات الأدوار وحالات المغادرة المسجّلة في UKG يمكن أن تنعكس في KnowledgeCity عبر مزامنة مجدولة، مما يبقي سجلات التدريب دقيقة ومحدّثة.

المفاهيم الأساسية

• موصّل UKG: تكامل لنظام معلومات الموارد البشرية يربط UKG بوصفه مصدرًا لبيانات المستخدمين لحساب KnowledgeCity. ويعرض KnowledgeCity ثلاثة مدخلات لـ UKG في تبويب منصات التكامل: UKG Pro (RaaS) وUKG Pro وUKG Ready. وهي موصّلات منفصلة لكل منها إعداداته، ويضبط كل حساب الموصّل الذي يطابق خدمة UKG لديه.
• UKG Pro: الموصّل الذي يقرأ تغييرات الموظفين مباشرةً من خدمة UKG Pro. وتوضّح بطاقته أنه يجلب تغييرات الموظفين ويستوردهم إلى KnowledgeCity.
• UKG Pro (RaaS): الموصّل الذي يقرأ تقريرًا محفوظًا من UKG بدلًا من استدعاء خدمة الموظفين مباشرةً.
• Integration Settings: المركز على مستوى الحساب الذي تُعرض فيه كل تكاملات الجهات الخارجية وتُضبط ويظهر فيه ما إذا كان التكامل مضبوطًا أم لا. ويُضبط UKG هنا إلى جانب أنظمة الموارد البشرية الأخرى.
• التزويد: إنشاء سجلات مستخدمي KnowledgeCity من مصدر UKG بحيث يوجد الموظفون في المنصة دون إضافتهم يدويًا.
• المزامنة: العملية المستمرة التي تبقي مستخدمي KnowledgeCity متوائمين مع UKG، فتطبّق تغييرات مثل الإضافة والتحديث وإعادة التنشيط وإلغاء التنشيط.
• إجراءات المزامنة: السلوكيات المفردة التي تفعّلها لتحديد ما تفعله المزامنة (مثل إضافة مستخدمين جدد أو تحديث القائمين أو إعادة تنشيطهم أو إلغاء تنشيطهم أو سحب وصولهم) بحسب حالة كل موظف في UKG.
• تعيين الحقول: المطابقة التي تحدد أي حقل من UKG Pro يملأ كل حقل من حقول مستخدم KnowledgeCity.
• مجدول المزامنة: الجدول الذي يتحكم في وتيرة تشغيل المزامنة وموعد بدئها، حتى يبقى التزويد محدّثًا تلقائيًا.
• سجل التدقيق: سجل تغييرات إعدادات التكامل للحساب، ويُستخدم لتأكيد ما تغيّر ولتتبّع أي سلوك غير متوقع في المزامنة.

الخطوات المتبعة

فتح Integration Settings

تضبط موصّل UKG من Integration Settings الخاصة بالحساب. افتحها من Accounts Manager باختيار Integration Settings من قائمة Actions (⋮) للحساب. يفتح ذلك صفحة تحرير الحساب على تبويب Integration Settings، وتعرض قائمة الإعدادات فيه كل تكامل متاح للحساب.

اختيار موصّل UKG المناسب

افتح تبويب منصات التكامل لرؤية الموصّلات المتاحة للحساب. تظهر هناك ثلاثة مدخلات لـ UKG، كل منها بطاقة مستقلة لها زر بدء التكامل الخاص بها:

• UKG Pro يقرأ تغييرات الموظفين من خدمة UKG Pro نفسها. اختره عندما تتوفر لديك بيانات اعتماد لتلك الخدمة وتريد أن يجمع KnowledgeCity التغييرات وفق جدول.
• UKG Pro (RaaS) يقرأ تقريرًا محفوظًا بدلًا من ذلك. اختره عندما ينشر مسؤول UKG لديك بيانات الموظفين على هيئة تقرير بدلًا من منح وصول إلى الخدمة.
• UKG Ready هو موصّل منتج UKG Ready.

وتعرض كل بطاقة ما تستورده وما تصدّره، وهي أسرع طريقة للتأكد من أنك على الموصّل الصحيح قبل أن تبدأ.

تعليق: افتح تبويب منصات التكامل لرؤية الموصّلات المتاحة للحساب.

تحديد مكان تكامل UKG

في قائمة التكاملات، ابحث عن مدخل UKG الذي يطابق مصدرك. وكل تكامل لوحة قابلة للتوسيع تحمل شارة حالة تبيّن ما إذا كان مضبوطًا بالفعل أم لم يُضبط بعد.

إدخال إعدادات اتصال UKG Pro

وسّع لوحة UKG Pro وأدخل الإعدادات التي تعرّف خدمة UKG Pro لديك وتتحقق منها:

• عنوان URI الأساسي: عنوان https الكامل لخدمة UKG Pro، دون مسار نقطة النهاية ودون شَرطة مائلة في آخره، مثل https://service4.ultipro.com.
• اسم المستخدم وكلمة المرور: حساب الخدمة الذي أصدرته UKG لهذا الاتصال.
• مفتاح API الخاص بالعميل: مفتاح المستأجر الصادر عن UKG.

أكّد هذه البيانات مع العميل قبل الحفظ، لأنها تتحكم في الوصول إلى بيانات مستخدمين حقيقية.

تشغيل استيراد المستخدمين

ضمن استيراد، فعّل استيراد المستخدمين. يستورد ذلك الموظفين من UKG Pro وفق جدول، وتجمع كل عملية تشغيل الموظفين الذين تغيّروا منذ آخر تشغيل ناجح بدلًا من إعادة قراءة الجميع.

ويوفّر الاستيراد عدة إعدادات تحدد أي الموظفين يصلون وكيف تُنشأ حساباتهم:

• السماح بالبريد الإلكتروني الفارغ: استيراد الموظفين الذين ليس لديهم بريد إلكتروني. ويعتمد تسجيل دخولهم على رقم الموظف.
• تعيين الترخيص تلقائيًا: منح المستخدمين المستوردين ترخيصًا حتى عندما لا يُحدَّد أي اشتراك.
• الاشتراك: الاشتراك الذي يوضع فيه المستخدمون المستوردون.
• التصفية حسب نوع الموظف: استيراد الموظفين الذين يطابق نوعهم أحد القيم التي تدرجها فقط. أضف ما تحتاجه من قيم، واترك القائمة فارغة لاستيراد الجميع.
• بادئة اسم المستخدم: تُضاف إلى مقدمة كل اسم مستخدم مستورد، حتى يستوعب حساب واحد مستخدمين من أكثر من مصدر دون تعارض في تسجيلات الدخول. اتركها فارغة إن لم ترد بادئة.
• المجموعة الافتراضية: المجموعة التي يوضع فيها المستخدمون المستوردون عندما لا يسند تعيين الحقول أي مجموعة.

مطابقة حقول UKG Pro بحقول KnowledgeCity

استخدم تعيين الحقول لاختيار أي حقل من UKG Pro يملأ كل حقل من حقول مستخدم KnowledgeCity. ويقرن كل صف حقل UKG Pro بـ حقل KnowledgeCity، ويمكن تقديم القيمة الافتراضية للصفوف التي لا يقدّم فيها UKG شيئًا.

وعيّن المدير المباشر (البريد الإلكتروني) إن أردت أن يسجّل KnowledgeCity مدير كل موظف، فتلك العلاقة هي ما يغذّي لاحقًا الميزات الموجهة للمديرين.

اختيار ما تفعله المزامنة

تحدد إجراءات المزامنة ما يحدث لمستخدم KnowledgeCity مع تغيّر حالته في UKG Pro. فعّل ما يريده العميل فقط، حتى تُجري المزامنة التغييرات المقصودة بالضبط:

• ستضيف المزامنة: إنشاء المستخدمين الموجودين في UKG Pro وغير الموجودين بعد في KnowledgeCity.
• ستحدّث المزامنة: تحديث المستخدمين الموجودين في النظامين بأحدث القيم من UKG Pro.
• ستعيد المزامنة التنشيط: إعادة تمكين مستخدم KnowledgeCity غير النشط هنا والنشط في UKG Pro.
• ستلغي المزامنة التنشيط: إلغاء تنشيط مستخدم KnowledgeCity النشط هنا ولم يعد نشطًا في UKG Pro. ويسحب ذلك وصوله.
• ستؤرشف المزامنة: أرشفة مستخدم KnowledgeCity النشط هنا ولم يعد نشطًا في UKG Pro. ولهذا أولوية على إلغاء التنشيط عند تفعيلهما معًا.
• ستلغي المزامنة الأرشفة: استعادة مستخدم KnowledgeCity المؤرشف الذي عاد نشطًا في UKG Pro.
• ستزيل المزامنة الترخيص: سحب الترخيص من مستخدم لم يعد نشطًا في UKG Pro مع إبقاء حسابه قائمًا. ويُستخدم عندما تكون الأرشفة وإلغاء التنشيط معطّلتين.
• أرشفة المستخدمين الغائبين من UKG Pro: أرشفة مستخدمي KnowledgeCity المفعّلين الذين لا يظهرون إطلاقًا في استجابة UKG Pro، مثل من حُذفوا من UKG بدلًا من وسمهم غير نشطين.

ملاحظة: يحذف حذف المستخدمين غير النشطين المستخدم الذي لم يعد نشطًا في UKG Pro بدلًا من إلغاء تنشيطه أو أرشفته. وينبّه المنتج صراحةً إلى أن هذا لا يمكن التراجع عنه، وأن الأرشفة هي الخيار الأأمن عادةً. اتركه معطّلًا ما لم يطلب العميل الحذف ويدرك أن سجلات التدريب تذهب معه.

ضبط جدول المزامنة

اضبط الجدول حتى تعمل المزامنة تلقائيًا ويبقى التزويد محدّثًا. فتحدد وتيرة تشغيلها وموعد بدئها، بحيث تُلتقط تغييرات UKG على إيقاع منتظم لا عند الطلب فحسب.

الحفظ وتأكيد التكامل

احفظ إعدادات UKG داخل اللوحة. وبعد الحفظ تعكس حالة التكامل أنه مضبوط. ويمكنك العودة إلى اللوحة لاحقًا لتعديل الإعدادات أو تعطيل الموصّل مؤقتًا أو إعادة تفعيله.

مراجعة سجل التدقيق

انتقل من عرض الإعدادات إلى عرض التدقيق لرؤية تاريخ تغييرات التكامل للحساب. استخدمه لتأكيد من غيّر إعدادات UKG ومتى، وللتحقق إن كانت المزامنة تتصرف على نحو غير متوقع.

الخاتمة

يُدخل موصّل UKG منتج UKG إلى KnowledgeCity بوصفه مصدر موارد بشرية منضبطًا. ابدأ باختيار الموصّل الذي يطابق خدمة UKG لديك — UKG Pro أو UKG Pro (RaaS) أو UKG Ready — ثم اضبطه مرة واحدة لكل حساب في Integration Settings، وفعّل التزويد وسلوك المزامنة الذي يحتاجه العميل، واضبط جدولًا، واعتمد على سجل التدقيق لإبقاء كل تغيير قابلًا للتتبع. وبوجوده، تبقى سجلات مستخدمي KnowledgeCity متوائمة مع UKG تلقائيًا.