الملخص
دليل شامل لتهيئة جداول زمنية مفصّلة وتكرار تلقائي باستخدام ميزة إعدادات المهام في نظام KnowledgeCity LMS.
مقدمة
توفر ميزة إعدادات المهام (Assignment Settings) داخل نظام KnowledgeCity LMS تحكمًا دقيقًا في متى وكيف يجب إكمال مسارات التعلّم المُسندة. يمكن للمسؤولين تهيئة جداول زمنية ثابتة، ومواعيد نهائية ديناميكية بالنسبة إلى تاريخ الإسناد، وإعداد تكرار تلقائي لمتطلبات التدريب المستمرة.
الخطوات المتبعة
الوصول إلى إعدادات المهام
يمكن الوصول إلى إعدادات المهام من مواقع متعددة داخل نظام KnowledgeCity LMS حيث تُسند مسارات التعلّم:
- من علامة تبويب ملف تعريف المستخدم > المهام (أو مسار التعلّم)
- من علامة تبويب مجموعة المستخدمين > المهام
- مباشرة من قسم مسارات التعلّم والمهام في LMS
لفتح إعدادات المهام:
- حدد المهمة المطلوبة
- انقر على قائمة الإجراءات ذات النقاط الثلاث (⋮) في صفها
- اختر "إعدادات المهام" من قائمة الإجراءات
يفتح هذا نافذة تهيئة تحتوي على علامتي تبويب رئيسيتين: الجدول الزمني للتعلّم (Learning Schedule) والتكرار (Recurring). وعند فتحها لمهمة واحدة محددة، تظهر إلى جانبهما علامة تبويب ثالثة هي التذكيرات (Reminders).
- علامة تبويب الجدول الزمني للتعلّم تتحكم في متى يجب على المستخدم إكمال المهمة (تحديد تواريخ البدء ومواعيد الاستحقاق وفترات الوصول).
- علامة تبويب التكرار تتحكم فيما إذا كانت المهمة تُعاد ضبطها وإسنادها تلقائيًا بعد الإكمال وبأي وتيرة (مثل التدريب السنوي على الامتثال).
- علامة تبويب التذكيرات تتحكم فيما إذا كانت رسائل المتابعة تُرسَل إلى المتعلمين الذين لم يُكملوا المهمة بعد، وبأي وتيرة.
تتيح لك هذه الإعدادات تحديد الجدول الزمني الأولي أو دورة التكرار طويلة المدى لمهمة التعلّم.
علامة التبويب الأولى: الجدول الزمني للتعلّم
تتحكم علامة التبويب هذه في متى يمكن للمستخدمين الوصول إلى التدريب ومتى يجب عليهم إكماله. يمكنك تحديد الجداول الزمنية على مستويين هرميين:
- الجدول الزمني لمسار التعلّم (العام): الجدول الزمني الافتراضي الذي ينطبق على جميع قوائم الدورات ضمن المسار.
- الجدول الزمني لقائمة الدورات (الفردي): إعدادات محددة تتجاوز الجدول العام لقائمة الدورات هذه فقط. اضبط أي حقل على "غير محدد" لوراثة الإعداد العام.
مثال توضيحي: يحتوي مسار تعلّم "التدريب السنوي على الأمن السيبراني" على موعد استحقاق عام هو 31 ديسمبر. ومع ذلك، يمكن أن تحتوي قائمة دورة "التوعية بالتصيّد الاحتيالي" ضمنه على موعد استحقاق خاص بها هو 15 نوفمبر، بينما تتبع قوائم الدورات الأخرى الموعد النهائي 31 ديسمبر.
نوع الجدول الزمني: التواريخ الدقيقة مقابل التواريخ الديناميكية
في كلا المستويين، لديك طريقتان لتحديد المواعيد النهائية:
الخيار أ: التواريخ الدقيقة
حدد تواريخ تقويمية محددة لكل حقل موعد نهائي. مثالي للتدريب المرتبط بأحداث ثابتة أو مواعيد نهائية تنظيمية.
الخيار ب: التواريخ الديناميكية
حدد المواعيد النهائية بالنسبة إلى تاريخ إسناد كل مستخدم. استخدم هذا للتسجيلات المتدرجة لضمان جداول زمنية ثابتة للإكمال بغض النظر عن تاريخ البدء.
| الإعداد | سلوك التواريخ الدقيقة | سلوك التواريخ الديناميكية |
|---|---|---|
| فتح الوصول | تاريخ تقويمي محدد يصبح فيه المحتوى متاحًا | يوم (أيام) بعد الإسناد يصبح فيه المحتوى متاحًا (1 = الوصول بعد يوم واحد) |
| موعد الاستحقاق | موعد نهائي تقويمي محدد للإكمال | يوم (أيام) بعد الإسناد يجب إكمال المحتوى بحلولها |
| إغلاق الوصول | تاريخ تقويمي محدد يُلغى فيه الوصول | يوم (أيام) بعد الإسناد ينتهي فيها الوصول |
التعامل مع التمديدات الشخصية
عند تعديل الجدول الزمني للتعلّم في حال وجود تمديدات شخصية لمواعيد الاستحقاق لدى المستخدمين بالفعل، يجب عليك اختيار كيفية التعامل مع هذه التمديدات:
- الاحتفاظ بالتمديدات الشخصية: يحتفظ المستخدمون الذين حصلوا على تمديدات سابقة بمواعيد استحقاقهم الفريدة. ينطبق الجدول الجديد فقط على المستخدمين الذين ليس لديهم تمديدات.
- تحديث التمديدات وفقًا للتواريخ الجديدة للجميع: يُعاد احتساب جميع التمديدات الشخصية بالنسبة إلى الجدول الجديد. على سبيل المثال، سيحصل المستخدم الذي كان لديه تمديد لمدة 7 أيام من موعد استحقاق قديم على تمديد لمدة 7 أيام من موعد الاستحقاق الجديد.
علامة التبويب الثانية: إعدادات التكرار
قم بتهيئة إعادة الضبط والإسناد التلقائي للتدريب لأغراض الامتثال، أو التحديثات السنوية، أو التطوير المستمر للمهارات.
الخيار أ: التكرار (دورة زمنية)
للتدريب الذي يتكرر على فاصل زمني منتظم (مثل كل 90 يومًا، أو سنويًا).
| الإعداد | الوصف |
|---|---|
| يبدأ من لحظة: | يحدد متى يبدأ مؤقت إعادة الضبط: اجتياز مسار التعلّم: يبدأ المؤقت عند اجتياز المستخدم للمسار بالكامل. إكمال كل دورة: يبدأ المؤقت لكل دورة عند إكمالها. الإسناد: يبدأ المؤقت فور الإسناد. |
| إعادة ضبط التقدم كل: | وتيرة دورة إعادة الضبط |
| إعداد تواريخ إتاحة جديدة (اختياري): | إذا تم التفعيل، حدد الجدول الزمني لكل دورة جديدة باستخدام إما التواريخ الدقيقة أو التواريخ الديناميكية بالنسبة إلى تاريخ إعادة الضبط |
الخيار ب: في تاريخ محدد (إعادة ضبط تقويمية ثابتة)
للتدريب الذي يجب تحديثه في تواريخ تقويمية محددة (مثل تحديثات السياسات السنوية في الأول من يناير كل عام).
| الإعداد | الوصف |
|---|---|
| التاريخ: | تاريخ تقويمي محدد لإعادة الضبط والإسناد التلقائي |
| إعداد تواريخ إتاحة جديدة (اختياري): | إذا تم التفعيل، قم بتهيئة الجدول الزمني للدورة الجديدة |
الخيار ج: عدم إعادة الضبط (افتراضي)
إسناد قياسي لمرة واحدة دون تكرار تلقائي.
علامة التبويب الثالثة: التذكيرات
تُرسل علامة تبويب التذكيرات (Reminders) رسائل متابعة إلى المتعلمين الذين لم يُكملوا المهمة بعد. وتظهر عند فتح إعدادات المهام لمهمة واحدة محددة، ولا تظهر عند تحديد عدة مهام وتغييرها معًا.
- إرسال تذكيرات حتى يكتمل هذا التعيين: فعّل هذا الخيار لبدء إرسال التذكيرات، وعطّله لإيقافها.
- التذكير بعد: عند تفعيل التذكيرات، حدّد الفواصل الزمنية بـالأيام التي يُرسَل عندها كل تذكير. استخدم إضافة تذكير لإضافة فاصل آخر، وأيقونة سلة المهملات بجانب الفاصل (إزالة التذكير) لحذفه.
ويعتمد ما تُحتسب منه هذه الفواصل على الطريقة التي وصل بها مسار التعلّم إلى المستخدم:
- الإسناد عبر مجموعة مستخدمين: تُحتسب التذكيرات من تاريخ انضمام كل مستخدم إلى المجموعة، لذا يحصل كل منضم جديد على جدوله الخاص.
- الإسناد إلى مستخدم مباشرة: تُحتسب التذكيرات من تاريخ تعيين مسار التعلّم لذلك المستخدم.
وفي الحالتين، لا تُرسل رسائل إلى من أكمل مسار التعلّم بالفعل.
تقبل علامة التبويب حتى 12 تذكيرًا للمهمة الواحدة. ويجب أن يكون كل فاصل عددًا صحيحًا من الأيام بين 1 و365، ولا يجوز تكرار الفاصل نفسه مرتين.
تعليق: تُرسل علامة تبويب التذكيرات (Reminders) رسائل متابعة إلى المتعلمين الذين لم يُكملوا المهمة بعد.
أمثلة على تهيئة إعدادات المهام
مثال 1: تحديث ربع سنوي لمعرفة المنتج
- السيناريو: يجب على فريق المبيعات الاطلاع على ميزات المنتج المحدّثة كل ربع سنة، مع نافذة قصيرة للإكمال.
- الجدول الزمني للتعلّم: التواريخ الديناميكية. فتح الوصول: يوم واحد، موعد الاستحقاق: 14 يومًا بعد الإسناد، إغلاق الوصول: 21 يومًا بعد الإسناد.
- إعدادات التكرار: التكرار. يبدأ من: الإسناد، إعادة الضبط كل: 90 يومًا.
- النتيجة: تتم إعادة إسناد التدريب تلقائيًا كل 90 يومًا لجميع مندوبي المبيعات، ما يمنحهم نافذة ثابتة مدتها أسبوعان لإكماله من تاريخ بدء كل دورة.
مثال 2: برنامج تأهيل الموظفين الجدد
- السيناريو: يجب على الموظفين الجدد، الذين يبدأون في تواريخ مختلفة، إنهاء عملية التأهيل خلال شهرهم الأول.
- الجدول الزمني للتعلّم: التواريخ الديناميكية. فتح الوصول: يوم واحد، موعد الاستحقاق: 30 يومًا بعد الإسناد، إغلاق الوصول: 40 يومًا بعد الإسناد.
- إعدادات التكرار: عدم إعادة الضبط.
- النتيجة: بغض النظر عن تاريخ التوظيف، يحصل كل موظف جديد على نفس الموعد النهائي البالغ 30 يومًا من تاريخ إسناده الفردي، مع فترة سماح مدتها 10 أيام. لا حاجة لأي تكرار.
ملاحظات هامة
- نقاط وصول متعددة: قم بتهيئة إعدادات المهام من ملف تعريف مستخدم، أو مجموعة مستخدمين، أو قسم مسارات التعلّم والمهام الرئيسي.
- قفل إعدادات المجموعة: لا يمكن تغيير إعدادات التكرار والجدول الزمني المطبقة على مستوى المجموعة من ملف تعريف مستخدم فردي.
- مرونة التمديد: بينما تكون إعدادات مستوى المجموعة مقفلة، يمكنك يدويًا تمديد الجدول الزمني للتعلّم للمستخدم من ملف تعريف فردي لتحديد مواعيد نهائية مخصصة.
- منطق التواريخ الديناميكية: بالنسبة إلى التواريخ الديناميكية، تُحتسب المواعيد النهائية من تاريخ التسجيل أو الإسناد الأصلي للمستخدم في المجموعة.
- تاريخ الإسناد: تاريخ الإسناد الأصلي دائم ولا يتغير إذا قمت بتحديث الجدول الزمني أو التبديل بين التواريخ الدقيقة والديناميكية.
- التواريخ الظاهرة للمستخدم: في رسائل البريد الإلكتروني وبوابة التعلّم، يرى المستخدمون دائمًا تواريخ تقويمية محسوبة، وليس تعبيرات ديناميكية مثل "30 يومًا بعد الإسناد".
- حدود النظام: بالنسبة للتكرار، تحتوي حقول "الأيام بعد الإسناد" على حد أقصى قدره 365 يومًا (أو 60 شهرًا).
- التمديدات الشخصية: ينطبق اختيارك للتعامل مع التمديدات الشخصية الحالية عند تحديث جدول زمني فورًا على جميع المستخدمين.
- تاريخ الإسناد إلى جميع المستخدمين (To-All Assignment Date): بالنسبة إلى مسار التعلّم المسند إلى جميع المستخدمين، يشير تاريخ الإسناد (Assignment date) إلى تاريخ الإسناد الأولي.
- تاريخ الإسناد لكل دورة (Per-Course Assignment Date): تحتوي قوائم الدورات والدورات التدريبية الموجودة داخل مسار التعلّم على تاريخ الإسناد (Assignment date) الخاص بكل منها.
- سلة المحذوفات (Recycle Bin): إذا أُزيلت مهمة مسندة بالخطأ، فيمكن إرجاعها من صفحة Recycle Bin في اللوحة الجانبية اليسرى للنظام ما دام العمود Days left يُظهر وقتًا متبقيًا. وعند استعادة مسار التعلّم تُستعاد أيضًا بنيته ومهامه المسندة وترجماته.
- الإشعارات المُستعادة (Restored Notifications): يعود أي إشعار مُستعاد في حالة إيقاف مؤقت، لذا فعّله مرة أخرى عندما تكون مستعدًا للإرسال.
الخاتمة
تُمكّن ميزة إعدادات المهام المسؤولين من أتمتة الجداول الزمنية للتدريب وتخصيصها بكفاءة. من خلال تحديد مواعيد نهائية واضحة باستخدام التواريخ الدقيقة أو الديناميكية، وإعداد التكرار التلقائي، وجدولة تذكيرات المتابعة، يمكنك ضمان الامتثال في الوقت المناسب والتعلّم المستمر بأقل جهد يدوي. تُعد هذه الوظيفة أساسية لإدارة التسجيلات المستمرة، والتحديثات الإلزامية، ومسارات التعلّم المنظمة داخل نظام KnowledgeCity LMS، مما يوفر الوقت في نهاية المطاف مع الحفاظ على دقة التدريب.