كيفية استيراد تقدّم الدورات التدريبية

الملخص

تُستخدم ميزة استيراد التقدّم لاستيراد تقدّم المستخدمين في الدورات التدريبية. وهي تتيح للمسؤولين الاستيراد باستخدام معرّف الدورة (Course ID).

مقدمة

الهدف من هذه الميزة هو تبسيط إدارة التقدّم من خلال تمكين المسؤولين من:

• استيراد تقدّم الدورة التدريبية لعدة مستخدمين دفعة واحدة.
• تحديث سجلات التقدّم الحالية باستخدام معرّف الدورة.
• الحفاظ على اتساق البيانات عبر الأنظمة المتكاملة.

المتطلبات

قبل استخدام ميزة استيراد التقدّم، تأكد من استيفاء الشروط التالية:

1. صلاحيات المسؤول
2. يجب أن تمتلك صلاحية وصول إدارية قياسية في نظام إدارة التعلم (LMS) لاستخدام أداة استيراد التقدّم.
3. يمكن فقط للمستخدمين الذين يملكون الصلاحيات المناسبة رفع بيانات التقدّم أو تعديلها.
4. معرّفات دورات صالحة
5. يجب أن يكون لكل دورة معرّف دورة (Course ID) صالح في النظام.
6. إذا لم يكن المعرّف موجودًا، سينشئ النظام تلقائيًا دورة خارجية جديدة أثناء الاستيراد.
7. حسابات مستخدمين موثّقة
8. يجب أن يكون جميع المستخدمين المدرجين في ملف الاستيراد موجودين بالفعل في نظام إدارة التعلم.
9. يقوم النظام بمطابقة المستخدمين عبر البريد الإلكتروني.
10. ملف استيراد مُنسّق
11. استخدم نموذج استيراد التقدّم الرسمي، الذي يمكن تنزيله مباشرة من نظام إدارة التعلم.
12. تأكد من أن الملف يتضمن جميع الأعمدة المطلوبة:
13. Course ID
14. Course Name
15. User Email
16. Begin Date
17. Overall Progress
18. Completed At
19. Is Passed
20. يجب أن يكون الملف بصيغة Excel.
21. اتساق تنسيق التاريخ
22. يجب إدخال التواريخ بتنسيق التاريخ والوقت المدعوم والمعترف به من قبل نظام إدارة التعلم.
23. قد تؤدي التنسيقات غير الصحيحة أو المختلطة إلى رفض البيانات.
24. بيانات نظيفة
25. أزل التكرارات وتحقق من معرّفات الدورات قبل الرفع.
26. تأكد من عدم وجود صفوف فارغة أو غير صحيحة التنسيق.

الخطوات المتبعة

الوصول إلى ميزة استيراد تقدّم الدورة

1. تسجيل الدخول:

سجّل الدخول إلى نظام KnowledgeCity LMS بصفتك مسؤولًا لديه الوصول الكامل (Full Access)، أو بدور مخصص يمنح قسم استيراد البيانات (Import data)، للوصول إلى صفحة استيراد البيانات (Import Data).

1. الانتقال إلى استيراد البيانات:

من لوحة التحكم أو لوحة التنقل الجانبية اليسرى، اختر استيراد البيانات. في صفحة الاستيراد، اختر خيار استيراد تقدّم الدورة.

3. تنزيل نموذج الاستيراد

• انقر على زر تنزيل النموذج الموجود في الزاوية العلوية اليمنى من صفحة الاستيراد.
• سيتضمن ملف Excel الذي تم تنزيله جميع عناوين الأعمدة المطلوبة لمطابقة بيانات تقدّم الدورة.
• يضمن ذلك تطابق ملف الرفع الخاص بك مع تنسيق بيانات نظام إدارة التعلم.

يتضمن نموذج استيراد التقدّم حقولًا لكل من تفاصيل الدورة ومعلومات تقدّم المستخدم.

• الحقول الأساسية (مطلوبة لنجاح الاستيراد):
• Course ID
• Course Name
• User Email
• Begin Date
• Overall Progress
• Is Passed
• Completed At (مطلوب للدورات المكتملة)
• الحقول الاختيارية:
• Course Description
• Employee ID
• Username
• Score Percent
• Certificate URL
• Spent Time
• Watch All DateTime
• Score DateTime

نصيحة:

• استخدم معرّفات دقيقة للدورات والمستخدمين لمنع حدوث عدم تطابق.
• يمكن حذف الأعمدة غير الأساسية إذا لم تكن مستخدمة.

4. تعبئة بياناتك ومراجعتها

• افتح النموذج:

أدخل جميع تفاصيل الدورة وتقدّم المستخدم ذات الصلة.

• تأكد من الدقة:
• طابق حسابات المستخدمين عبر البريد الإلكتروني.
• تحقق من صحة معرّفات الدورات.
• تأكد من تنسيقات التاريخ (2025-01-25).
• احفظ الملف:

احفظ ملفك المحدّث بإحدى الصيغ المدعومة التالية:

• Excel (.xlsx)
• CSV (.csv)
• Open Document Spreadsheet (.ods)

5. استيراد الملف

• رفع الملف:

انقر على زر استيراد البيانات أعلى يمين الصفحة أو اسحب الملف المكتمل وأفلته في منطقة الاستيراد.

• تهيئة خيارات الاستيراد:
• اختر تقدّم المستخدم أو الدورة.
• تصفّح ملف Excel من جهازك.
• انقر على حفظ.

6. بدء الاستيراد

قواعد الاستيراد

• سيتم إنشاء دورة خارجية جديدة بناءً على الملف. إذا كانت الدورة موجودة بالفعل، سيتم تحديث تقدّم الطالب. بالنسبة للدورات من نوع "درس" (Lesson)، لن يتم إنشاء دورة جديدة؛ وسيتم استيراد التقدّم فقط إذا كانت الدورة موجودة بالفعل.
• ينطبق التقدّم فقط على الطلاب الحاليين. سيتم تخطي غير الموجودين منهم.
• تُميَّز الصفوف التي تحتوي على شهادات باللون الأخضر. سيتم أيضًا استيراد الصفوف التي لا تحتوي على شهادات. (الدورات الخارجية فقط)

• مراقبة التقدّم:
• ستشير لوحة معلومات استيراد البيانات إلى أن التحقق قيد التنفيذ.
• ستعرض الصفحة عدد السجلات التي تم إنشاؤها أو تحديثها أو تخطّيها.

• سيتم تسجيل أي أخطاء (مثل "المستخدم غير موجود" أو معرّفات الدورات غير الصالحة) في المهمة الخلفية لمراجعتها.

النتيجة المتوقعة

تأكيد نجاح الاستيراد

• يعرض النظام إشعارًا يؤكد أن ملف الاستيراد تم التحقق منه ومعالجته بنجاح.
• يسرد جدول ملخص الاستيراد:
• اسم الملف الذي تم رفعه.
• العدد الإجمالي للسجلات التي تمت معالجتها.
• أعداد المستخدمين المحدَّثين، والدورات المطابقة، وأي أخطاء أو إدخالات تم تخطّيها.

تحديثات تقدّم الدورة والمستخدم

• يقوم النظام إما بتحديث الدورات الحالية أو إنشاء دورات جديدة (إذا لم يتم العثور على معرّف دورة خارجي مطابق).
• بالنسبة لكل مستخدم:
• يعرض نظام إدارة التعلم نسبة تقدّم الدورة المحدَّثة (حتى 100%).
• يتم تحديث مؤشرات حالة الإكمال والنجاح/الرسوب.
• تنعكس التواريخ المقابلة (البدء، الانتهاء، النجاح) وتاريخ إصدار الشهادة في التقارير.

التحديثات المرئية في نظام إدارة التعلم

• تعرض لوحات معلومات المستخدمين المتأثرين تقدّم دوراتهم المحدَّث وشهادات الإكمال (إن وُجدت).
• تعكس تقارير المسؤول والتحليلات البيانات المستوردة حديثًا.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

في حال حدوث خطأ ما، فيما يلي قائمة بالمشكلات الشائعة وحلولها السريعة.