نظام إدارة التعلّم والبوابة: وظيفة بيانات الإكمال

ملخص

تتيح هذه الوظيفة للمستخدمين (طلاب البوابة) رفع بيانات تقدّمهم في الدورات الخارجية إلى نظام إدارة التعلّم (LMS). بعد الإرسال، تُرسل البيانات لمراجعتها من قِبل مسؤول (مراجِع)، الذي يقرر الموافقة على الطلب أو رفضه. لا تُضاف إلى النظام سوى الإدخالات المعتمدة.

مثال: تقدّم الشركة دورة خارجية أتمّها الموظفون الشهر الماضي. لتسجيل تقدّمهم في نظام إدارة التعلّم، يرفع المستخدمون الشهادات أو المستندات الداعمة الأخرى. تُرسل هذه المعلومات كطلب بيانات إكمال، والذي يراجعه مراجِع مُعيَّن. وبناءً على المراجعة، تتم الموافقة على الطلب أو رفضه.

مقدمة

كثيرًا ما تقدّم المؤسسات فرص تعلّم خارج نظام إدارة التعلّم (مثل الدورات المقدَّمة من جهات خارجية أو موردين). تضمن ميزة بيانات الإكمال إمكانية تسجيل تقدّم الموظفين في التعلّم الخارجي رسميًا وتتبعه ضمن نظام إدارة التعلّم.

توفّر هذه الوظيفة عملية موحّدة لإرسال أدلة إكمال الدورات الخارجية ومراجعتها والموافقة عليها.

تسجّل وظيفة بيانات الإكمال الطلب مقابل دورة External محددة في الكتالوج. أما التدريب غير المرتبط بدورة في الكتالوج فيُسجَّل في صفحة سجلات التعلّم الخارجية External Learning Records بدلًا من ذلك: تتضمن تلك الطلبات جهة تدريب (Vendor) واسم برنامج (Program)، وتعتمد طريقة معالجتها على إعداد وضع الموافقة Approval mode للحساب. فعندما يكون مضبوطًا على Review required، يفتح المراجع نافذة Review external learning record ثم يختار الموافقة (Approve) أو الرفض (Reject)؛ وعندما يكون مضبوطًا على Auto-approve، تُعتمد الطلبات دون خطوة مراجعة. كما تتطلب صفحة External Learning Records إعداد الحساب المنفصل Enable external learning records، لذا فإن صلاحيات مراجعة بيانات الإكمال الموضحة في الخطوة 2 لا تكفي وحدها لمنح المراجع صلاحية الوصول إلى تلك القائمة.

المتطلبات

قائمة بالشروط الواجب استيفاؤها قبل اتباع الخطوات.

✅ يجب أن يكون نوع الدورة محددًا كـ خارجية. ✅ يجب أن يمتلك مسؤول واحد على الأقل من مسؤولي نظام إدارة التعلّم صلاحيات مراجعة بيانات الإكمال. ✅ يجب تفعيل إعداد "السماح للمستخدمين بإرسال بيانات الإكمال الخاصة بهم" للدورة. ✅ يجب أن يمتلك المستخدمون حسابات بوابة نشطة. ✅ يجب تعيين المراجعين قبل تفعيل الميزة.

خطوات الاستخدام

1. تفعيل وظيفة بيانات الإكمال (من جانب نظام إدارة التعلّم)

1. انتقل إلى نظام إدارة التعلّم ← الدورات التدريبية.
2. افتح بطاقة الدورة الخاصة بالدورة الخارجية المطلوبة.
3. فعّل خيار "السماح للمستخدمين بإرسال بيانات الإكمال الخاصة بهم".
4. إذا لم يتم تعيين مراجعين، تظهر رسالة:

"يتطلب الإرسال وجود مسؤول."

1. احفظ إعدادات الدورة.

صورة توضيحية مثال: إعدادات الدورة تُظهر خيار التفعيل.

2. تعيين المراجعين (من جانب نظام إدارة التعلّم)

1. انتقل إلى نظام إدارة التعلّم ← الإدارة.
2. انقر على النقاط الثلاث بجانب اسم المسؤول.
3. اختر تفعيل مراجعة بيانات الإكمال.
4. تظهر أيقونة مراجِع بجانب اسم مستخدم المسؤول.
5. لإلغاء الصلاحية، كرر الخطوات واختر تعطيل مراجعة بيانات الإكمال.

صورة توضيحية مثال: خيارات تعيين المراجع.

3. إرسال المستخدم (من جانب البوابة)

1. انتقل إلى البوابة ← بطاقة الدورة الخارجية.
2. في قسم بيانات الإكمال، انقر على إرسال التفاصيل.
3. املأ الحقول المطلوبة:
4. تاريخ البدء
5. تاريخ الانتهاء
6. رفع الشهادة
7. (اختياري) أضف محاولات الاختبار - بما في ذلك تاريخ المحاولة، والدرجة، ومفتاح النجاح/الرسوب.
8. انقر على إرسال التفاصيل للإرسال.
9. يتلقى المراجِع المعيَّن إشعارًا عبر البريد الإلكتروني:

"قام الطالب بإرسال بيانات إكمال الدورة"

صورة توضيحية مثال: نافذة الإرسال في البوابة.

4. مراجعة الطلبات (من جانب نظام إدارة التعلّم)

1. يتلقى المراجعون إشعارات ويمكنهم الوصول إلى الطلبات المُرسلة عبر:
2. المنهج التدريبي ← إحصائيات الدورة (تظهر الطلبات المعلّقة مع أيقونات مميزة)
3. الملف الشخصي للمستخدم ← الإحصائيات (أيقونة بجانب الدورات التي تنتظر المراجعة)
4. انقر على أيقونة المراجعة لفتح الطلب.
5. راجع الشهادة المرفقة وتفاصيل الدورة.
6. اختر أحد الإجراءات التالية:
7. الموافقة ← يتم إنشاء سجل إكمال في النظام.
8. الرفض ← يتطلب إضافة تعليق؛ سيتم إشعار المستخدم.
9. يرسل النظام بريدًا إلكترونيًا تلقائيًا بناءً على القرار:
10. الموافقة ← "تمت الموافقة على إكمال الدورة"
11. الرفض ← "تم رفض إكمال الدورة"
12. تظهر الطلبات غير المرتبطة بدورة في الكتالوج في صفحة External Learning Records بدلًا من ذلك، عند تشغيل هذه الصفحة للحساب. افتح الطلب هناك ثم اختر الموافقة (Approve) أو الرفض (Reject) في نافذة Review external learning record. ويلزم إضافة تعليق للرفض. ولا تظهر خطوة المراجعة هذه إلا عندما يكون إعداد Approval mode للحساب مضبوطًا على Review required.

صورة توضيحية مثال: نافذة المراجعة مع أزرار الموافقة/الرفض.

5. إعداد التقارير (من جانب نظام إدارة التعلّم)

لعرض أو تصدير طلبات ونتائج بيانات الإكمال السابقة:

1. انتقل إلى المنهج التدريبي ← إحصائيات الدورة.
2. انقر على إنشاء تقرير.
3. اختر تقرير سجل الموافقات.
4. نزّل البيانات أو اعرضها لجميع الطلبات المتعلقة بالدورة.

صورة توضيحية مثال: شاشة إنشاء التقرير.

6. حالات الطلب (من جانب البوابة)

بعد الإرسال، يمكن أن يكون للطلب إحدى الحالات التالية:

• يمكن للمستخدمين تعديل الطلبات أثناء وجودها قيد المراجعة.
• بالنسبة للطلبات المرفوضة، يمكن للمستخدمين إعادة الإرسال مع التصحيحات (يجب إعادة رفع الشهادة).
• يمكن الاطلاع على تعليقات المسؤول ضمن "قراءة التعليق" إن وُجدت.

صورة توضيحية مثال: مؤشرات حالة الطلب.

النتيجة المتوقعة

بمجرد الموافقة، يُنشأ سجل إكمال الدورة تلقائيًا في نظام إدارة التعلّم للمستخدم. يتلقى المستخدم إشعارًا عبر البريد الإلكتروني يؤكد الموافقة، وتظهر الدورة بحالة مكتملة في سجلات التعلّم الخاصة به.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها

قائمة بالمشكلات الشائعة وحلولها السريعة إن حدث خطأ ما.