Resumen
La integración de importación de usuarios desde CSV (CSV User Import Integration) le permite incorporar usuarios a KnowledgeCity desde un archivo CSV y mantenerlos sincronizados mediante una asignación de campos configurable. Sube un archivo, hace coincidir cada columna con el campo de usuario correspondiente de KnowledgeCity, y elige cómo se gestionan las cuentas nuevas y existentes. Esto elimina la necesidad de crear o actualizar los registros de los alumnos uno por uno.
Introducción
La integración de importación de usuarios desde CSV forma parte del producto Integrations de KnowledgeCity. Lee los registros de usuarios de un archivo CSV y crea o actualiza las cuentas correspondientes en KnowledgeCity, con un paso de asignación que conecta las columnas de su archivo con los campos de usuario del sistema.
Esta integración suele utilizarla administradores que incorporan alumnos de forma masiva o que mantienen a KnowledgeCity alineado con una lista gestionada en otro sistema. Resuelve el problema de la gestión manual de cuentas una por una al convertir un archivo preparado en una operación de importación y sincronización repetible.
Conceptos clave
- CSV file (archivo CSV): el archivo de origen que contiene una fila por usuario, con columnas para los atributos de usuario que desea importar.
- Field mapping (asignación de campos): el paso configurable donde conecta cada columna de su archivo con el campo de usuario correspondiente de KnowledgeCity, para que los datos lleguen al lugar correcto.
- Import new users (importar usuarios nuevos): la acción de crear cuentas para las filas del archivo que aún no existen en KnowledgeCity.
- Update existing users (actualizar usuarios existentes): la acción de modificar las cuentas que ya existen, para que sus registros se mantengan actualizados conforme al archivo.
- Match-by field (campo de coincidencia): el identificador (como el correo electrónico, el ID de empleado o el nombre de usuario) utilizado para decidir si una fila corresponde a una cuenta existente o a una nueva.
- Import options (opciones de importación): la configuración que controla cómo se comporta la importación, incluida la forma de manejar los valores faltantes y qué notificaciones enviar.
- Synchronization (sincronización): el uso continuo de las importaciones para mantener los registros de usuario de KnowledgeCity alineados con la lista de origen a lo largo del tiempo.
Pasos a seguir
Preparar su archivo CSV
Comience elaborando un archivo CSV con una fila por usuario y una fila de encabezado que nombre cada columna. Incluya los atributos que desea llevar a KnowledgeCity, como el nombre, el correo electrónico y cualquier identificador organizativo que utilice para distinguir cuentas. Asegúrese de que los valores que identifican a cada usuario sean exactos y coherentes, ya que determinan si una fila se trata como una cuenta nueva o como una coincidencia con una existente.
Subir el archivo
Inicie la importación subiendo su archivo .csv a la integración. Una vez aceptado el archivo, el sistema lee sus columnas y prepara el paso de asignación para que pueda indicarle a KnowledgeCity qué representa cada columna.
Asignar las columnas a los campos de usuario
Luego hace coincidir cada columna de su archivo con el campo de usuario correspondiente de KnowledgeCity. En este paso de field mapping es donde ocurre la configuración: las columnas que asigna se importan a sus campos correspondientes, y cualquier columna que deje sin asignar no se importa. Revise cada columna relevante para confirmar que apunta al campo correcto antes de continuar.
Elegir cómo se gestionan las cuentas
Decide si la importación debe crear usuarios nuevos, actualizar usuarios existentes, o ambas cosas. También selecciona el match-by field utilizado para identificar las cuentas existentes, de modo que el sistema pueda distinguir una actualización de un registro nuevo. Elija un identificador que sea único y confiable en toda su lista.
Configurar las opciones de importación
Revise las import options restantes antes de ejecutar la tarea. Estas configuraciones rigen cómo se comporta la importación ante casos particulares de sus datos y qué notificaciones se envían a los usuarios afectados. Configúrelas de acuerdo con cómo desea que se traten las cuentas nuevas y actualizadas.
Ejecutar y verificar la importación
Ejecute la importación y luego confirme los resultados. Compruebe que se hayan creado las cuentas nuevas, que las cuentas existentes se hayan actualizado como se esperaba, y que se revisen y corrijan las filas que no se pudieron procesar. Verifique puntualmente algunos registros contra su archivo de origen antes de considerar la importación como completa, y vuelva a ejecutar el proceso cada vez que cambie su lista para mantener ambos sincronizados.
Conclusión
La integración de importación de usuarios desde CSV convierte un archivo CSV preparado en una forma repetible de crear, actualizar y sincronizar las cuentas de usuario de KnowledgeCity. Al asignar sus columnas a los campos correctos y elegir cómo se gestionan los usuarios nuevos y existentes, mantiene sus registros de alumnos precisos sin gestionarlos uno por uno.