Resumen
La integración de importación de grupos de usuarios (User Group Import) crea y actualiza automáticamente sus grupos de usuarios de KnowledgeCity a partir de un archivo que usted coloca en una ubicación FTP. Configura la conexión al archivo una sola vez y establece un calendario, y la integración lee el archivo según ese calendario para mantener actualizada la estructura de sus grupos. Esto elimina la necesidad de crear y mantener grupos manualmente a medida que cambia su organización.
Introducción
La integración de importación de grupos de usuarios forma parte del producto Integrations de KnowledgeCity. Lee la información de grupos de usuarios de un archivo de importación, y luego crea grupos nuevos y actualiza los existentes de modo que sus grupos de KnowledgeCity reflejen el archivo de origen. En lugar de una carga única, la integración recupera el archivo desde una ubicación FTP según un calendario que usted define, de modo que el proceso se repite sin esfuerzo manual.
Esta integración suele utilizarla administradores que mantienen las estructuras de grupos en otro sistema y quieren que KnowledgeCity se mantenga alineado con esa fuente. Resuelve el problema de crear y editar grupos manualmente cada vez que la organización cambia, al convertir un archivo preparado en una operación repetible y programada.
Conceptos clave
- Import file (archivo de importación): el archivo de origen que enumera los grupos de usuarios que desea que existan en KnowledgeCity. La integración lee este archivo para decidir qué grupos crear y cuáles actualizar.
- FTP location (ubicación FTP): el servidor de transferencia de archivos y la ruta donde se almacena el archivo de importación. La integración se conecta a esta ubicación para recuperar el archivo en cada ejecución.
- Schedule (calendario): el tiempo recurrente que configura para la integración, que determina con qué frecuencia se conecta a la ubicación FTP y procesa el archivo.
- Create groups (crear grupos): la acción de agregar grupos que aparecen en el archivo pero que aún no existen en KnowledgeCity.
- Update groups (actualizar grupos): la acción de modificar los grupos que ya existen para que sus detalles coincidan con el archivo.
- Automatic synchronization (sincronización automática): el efecto continuo de ejecutar la importación según un calendario, que mantiene sus grupos de KnowledgeCity alineados con el archivo de origen a lo largo del tiempo.
Pasos a seguir
Preparar el archivo de importación
Comience elaborando el archivo que describe sus grupos de usuarios, con una entrada por grupo. Incluya la información del grupo que desea que KnowledgeCity conserve, y asegúrese de que los valores que identifican a cada grupo sean exactos y coherentes, ya que determinan si una entrada se trata como un grupo nuevo o como una coincidencia con uno existente. Mantenga el archivo en el formato que espera la integración para que cada ejecución pueda leerse correctamente.
Colocar el archivo en la ubicación FTP
Luego coloque el archivo preparado en la FTP location que leerá la integración. Use una ruta y un nombre de archivo estables para que la integración pueda encontrar el mismo archivo en cada ejecución programada. Cada vez que cambie la estructura de sus grupos, actualice este archivo en su lugar, y la siguiente ejecución programada recogerá el contenido nuevo.
Configurar la conexión FTP
Configure la integración con los detalles que necesita para llegar a la FTP location, incluidos el servidor y la ruta al archivo de importación. Esta conexión es lo que permite que la integración recupere el archivo automáticamente, así que confirme que los detalles sean correctos y que el archivo sea accesible antes de depender del calendario.
Establecer el calendario
Configure el schedule (calendario) que controla la frecuencia con la que se ejecuta la integración. En cada ejecución programada, la integración se conecta a la ubicación FTP, lee el archivo actual y aplica los cambios a sus grupos. Elija una frecuencia que coincida con la rapidez con la que cambian sus datos de origen, de modo que KnowledgeCity se mantenga actualizado sin ejecutarse más de lo necesario.
Dejar que la integración cree y actualice grupos
Una vez configurados la conexión y el calendario, la integración se encarga del resto en cada ejecución. Crea los grupos que aparecen en el archivo pero que aún no existen, y actualiza los grupos que ya existen para que sus detalles coincidan con el archivo. Debido a que esto ocurre según el calendario que configuró, la estructura de sus grupos se mantiene alineada automáticamente con el archivo de origen.
Verificar los resultados
Confirme que la integración funciona como se espera revisando sus grupos después de una ejecución programada. Compruebe que se hayan creado los grupos nuevos y que los grupos existentes reflejen el contenido más reciente del archivo. Cada vez que cambie los datos de origen, actualice el archivo en la ubicación FTP y deje que la siguiente ejecución lo aplique, verificando puntualmente el resultado para poder detectar y corregir cualquier entrada que no se procesó.
Conclusión
La integración de importación de grupos de usuarios convierte un archivo preparado en una ubicación FTP en una forma programada y repetible de crear y actualizar sus grupos de usuarios de KnowledgeCity. Al configurar la conexión una sola vez y establecer un calendario, mantiene la estructura de sus grupos alineada automáticamente con sus datos de origen, sin editar los grupos uno por uno.