Cómo usar la plantilla de importación de usuarios

Resumen

La plantilla de importación de usuarios (User Import Template) es una hoja de cálculo preformateada que usted descarga desde Integrations antes de importar usuarios de forma masiva. Le proporciona los encabezados de columna exactos que se corresponden con los campos de usuario de KnowledgeCity, de modo que el archivo que sube esté estructurado correctamente desde la primera vez. Puede elegir el idioma de la plantilla y qué campos incluir, y luego completar una fila por usuario.

Introducción

Antes de incorporar usuarios a KnowledgeCity desde un archivo, necesita un archivo de origen cuyas columnas coincidan con los campos de usuario del sistema. La plantilla de importación de usuarios resuelve esto generando ese archivo por usted, con los encabezados correctos, en lugar de pedirle que construya una hoja de cálculo desde cero y adivine el formato.

Esta plantilla forma parte del producto Integrations y suele utilizarla administradores que incorporan alumnos de forma masiva o que mantienen a KnowledgeCity alineado con una lista gestionada en otro sistema. Descargar y completar la plantilla primero es lo que hace que los pasos posteriores de carga y asignación de campos transcurran sin problemas.

Conceptos clave

• User Import Template (plantilla de importación de usuarios): la hoja de cálculo preformateada, descargada desde Integrations, que contiene los encabezados de columna que se corresponden con los campos de usuario de KnowledgeCity.
• Column headers (encabezados de columna): los nombres de campo en la primera fila de la plantilla que indican al sistema qué representa cada columna al subir el archivo.
• Language selection (selección de idioma): la opción de generar la plantilla en un idioma elegido, de modo que los encabezados y las etiquetas aparezcan en el idioma en el que trabaja su equipo.
• Field selection (selección de campos): elegir qué campos de usuario, y por lo tanto qué columnas, aparecen en la plantilla descargada.
• Essential fields (campos esenciales): las columnas que identifican y crean una cuenta de usuario, como el nombre de usuario y el nombre.
• Optional fields (campos opcionales): columnas adicionales de perfil que puede completar u omitir, como idioma, departamento y puesto.
• One row per user (una fila por usuario): el diseño requerido en el que cada fila del archivo representa un único registro de usuario.

Pasos a seguir

Abrir el área de importación de usuarios

Comience en el área de Integrations donde se gestionan las importaciones de usuarios. Aquí es donde encuentra los controles para descargar una plantilla y para subir un archivo completado. Tener esto abierto primero le da acceso al control Download Template utilizado en el siguiente paso.

Descargar la plantilla

Descargue la plantilla para que su archivo coincida con el formato que espera el sistema.

• Localice y seleccione el control Download Template.
• Cuando se le pida elegir qué tipo de plantilla generar, seleccione la opción User (existe una opción separada de Course Progress para un tipo de importación diferente).
• El sistema genera una hoja de cálculo, como UserImport.xlsx, que contiene los encabezados de columna necesarios para asignar los datos de sus usuarios a los campos de KnowledgeCity.

Elegir el idioma de la plantilla

Al generar la plantilla, selecciona el idioma de la salida. Elegir el idioma en el que trabaja su equipo mantiene los encabezados y las etiquetas legibles para las personas que completarán el archivo, sin cambiar qué campos se generan.

Seleccionar los campos a incluir

Decide qué campos de usuario aparecen como columnas en la plantilla.

• Conserve las columnas de los datos que planea importar.
• Incluya los campos esenciales necesarios para crear o emparejar una cuenta, como Username, First Name y Last Name.
• Agregue los campos opcionales que sean relevantes para su organización, como Email Address, Employee ID, Group, Language, Position o Department.
• Si un campo no aplica a su organización, puede omitir esa columna para que la plantilla se mantenga centrada en los datos que realmente utiliza.

Completar la plantilla

Abra el archivo descargado e introduzca sus datos bajo los encabezados correspondientes.

• Introduzca un usuario por fila, manteniendo cada valor en su columna correcta.
• Complete los campos esenciales para cada usuario para que cada fila pueda crearse o emparejarse correctamente.
• Complete las columnas opcionales donde la información esté disponible, y déjelas en blanco donde no lo esté.
• Mantenga los valores identificativos, como el correo electrónico o el ID de empleado, exactos y coherentes, ya que determinan si una fila se trata como una cuenta nueva o como una coincidencia con una existente.

Guardar y continuar con la importación

Guarde el archivo completado en un formato de hoja de cálculo compatible, como .xlsx o .csv, manteniendo intacta la fila de encabezados. Con un archivo correctamente formateado en mano, está listo para pasar a subirlo y asignar sus columnas a los campos de usuario de KnowledgeCity.

Conclusión

Descargar y preparar la plantilla de importación de usuarios es el primer paso para una importación masiva limpia en Integrations. Al generar la plantilla en el idioma elegido, seleccionar los campos que necesita y completar una fila por usuario, produce un archivo que se corresponde perfectamente con los campos de usuario de KnowledgeCity y evita problemas de formato durante la carga.