كيفية تصفّح مكتبة الدروس المستفادة وتصديرها

الملخص

صفحة الدروس المستفادة هي مكتبة مؤسستك المشتركة للرؤى المستخلَصة من التحقيقات. تظهر الدروس في بطاقات يمكنك البحث فيها وتصفيتها حسب الفئة والقسم والتاريخ، وفتحها لقراءتها كاملة إلى جانب التحقيق الذي أنتجها. ويمكنك أيضاً إضافة درس لم يأتِ من تحقيقاتك أنت، وتصدير المكتبة كلها لاستخدامها خارج التطبيق. تتناول هذه المقالة العثور على ما فيها وإخراجه منها.

المقدمة

تُنتج التحقيقات معرفة مفيدة تتجاوز بكثير الحدث الذي ولّدها. وإذا بقيت تلك المعرفة داخل سجلات التحقيقات الفردية، فلن تصل إلا إلى من عملوا على تلك الحالات، ويُعاد تعلّم الدرس نفسه في موضع آخر بثمن حادثة أخرى.

وُجدت المكتبة كي لا يكون ذلك ضرورياً. ويستخدمها مديرو السلامة والمسؤولون من فئتي Admin وSuper Admin في اتجاهين: قراءتها قبل الشروع في عمل جديد، والإضافة إليها ليستفيد غيرهم لاحقاً. وهذه المقالة عن التعامل مع المكتبة نفسها؛ أما توثيق درس من داخل تحقيق فيُتناول على حدة.

المفاهيم الأساسية

• الدرس: مدخل واحد يصف شيئاً تم تعلّمه وسبب أهميته، ويُحفَظ بفئة وقابلية تطبيق، ومع رابط راجع إلى التحقيق حيث يكون قد جاء منه.
• الفئة (Category): نوع الدرس، ويُختار من تحسين العمليات (Process Improvement) وفجوة تدريبية (Training Gap) وترقية معدات (Equipment Upgrade) وتغيير سياسة (Policy Change) والتواصل (Communication) وبيئي (Environmental) وأخرى (Other).
• قابلية التطبيق (Applicability): مدى اتساع انطباق الدرس، وتُسجَّل بوصفها خاصة بموقع (Site Specific) أو على مستوى القسم (Department Wide) أو على مستوى المؤسسة (Organization Wide).
• وسوم الأقسام: الأقسام التي يتصل بها الدرس، وتُستخدم لحصر المكتبة في العمل المشابه لعملك.
• وضع علامة مقروء (Mark as Read): أداة في كل بطاقة تسجّل أنك راجعت الدرس.
• تاريخ النشر: متى نُشر الدرس، وهو أيضاً ترتيب الفرز الافتراضي للمكتبة.

الخطوات التي يجب اتباعها

فتح المكتبة

اختر الدروس المستفادة (Lessons Learned) في الشريط الجانبي الأيسر للوحة الإدارة. تُعرض الدروس في بطاقات ضمن شبكة من عمودين، والأحدث أولاً.

وتحمل كل بطاقة ما يكفي للحكم على صلتها بك دون فتحها: العنوان، ووسم الفئة، وقابلية التطبيق، والأقسام المتصلة بها، والأسطر الأولى من الوصف، ورقم التحقيق الذي جاءت منه إن وُجد، وتاريخ النشر. وتوجد في البطاقة أداة وضع علامة مقروء لتتبّع ما راجعته سلفاً.

تعليق: اختر الدروس المستفادة (Lessons Learned) في الشريط الجانبي الأيسر للوحة الإدارة.

البحث والتصفية للعثور على ما يهمّك

توجد أربع أدوات أعلى الصفحة. يبحث البحث (Search) في عناوين الدروس وأوصافها أثناء الكتابة. ويحصر التصفية حسب الفئة النتائج في نوع واحد من الدروس. ويعرض التصفية حسب القسم الدروس المتصلة بقسم بعينه فقط. ويحدّ النطاق الزمني النتائج بتاريخ النشر باستخدام محدِّدَي «من» و«إلى».

وتتحكم قائمة فرز منسدلة في الترتيب، وتكون افتراضياً بتاريخ النشر والأحدث أولاً.

والأداة التي تلجأ إليها تتوقف على ما تفعله. فالبحث بكلمة مفتاحية يفيد حين يكون في ذهنك حدث بعينه أو معدّة بعينها. والتصفية حسب القسم أفضل للمراجعة الدورية، حيث السؤال هو ما ينبغي أن يعرفه مجالك أنت لا ما حدث في حالة واحدة. أما النطاق الزمني فهو ما تريده عند التحضير لاجتماع يغطي فترة محددة.

تعليق: توجد أربع أدوات أعلى الصفحة.

قراءة درس كاملاً

اختر بطاقة لفتح عرض التفاصيل الكامل، الذي يعرض كل الحقول لا المعاينة. وحيث يكون الدرس قادماً من تحقيق، تنقلك أداة عرض التحقيق (View Investigation) إلى المصدر.

واتبع ذلك الرابط عندما يؤثر الدرس في قرار أنت مقبل عليه. فالدرس بالضرورة ملخّص، والتحقيق الذي وراءه يحمل التفاصيل: ما حدث فعلاً، وما توصّل إليه التحليل، والإجراءات التصحيحية التي تلته. وقراءة الاثنين هي الفارق بين معرفة نتيجة وفهمها فهماً يكفي لتطبيقها على موقف لا يشبهها إلا جزئياً.

تعليق: اختر بطاقة لفتح عرض التفاصيل الكامل، الذي يعرض كل الحقول لا المعاينة.

البحث في المكتبة قبل بدء تحقيق

أثمن وقت لاستخدام هذه الصفحة هو بداية التحقيق لا نهايته. ابحث عن نوع الحادثة، أو المعدّة المعنية، أو المهمة التي كانت تُؤدَّى، قبل أن تخطط لنهجك.

فقد يكون حدث شبه مطابق قد جرى التحقيق فيه سلفاً، بأسباب مثبتة وإجراءات تصحيحية مسجّلة. وهذا يخبرك أين تنظر، وما الذي تبيّن أنه المهم في المرة السابقة، وما إذا كان إجراء كان يُفترض أن يمنع هذا بالضبط قد أخفق في الصمود، وهذه في ذاتها نتيجة ذات دلالة.

إضافة درس من خارج تحقيقاتك

تصل معظم الدروس تلقائياً من التحقيقات، إذ تُنشر من تبويب الدروس في التحقيق نفسه وتُربَط راجعةً إليه. أما ما عدا ذلك، فاستخدم Add Lesson أعلى يمين هذه الصفحة.

وهذا المسار مخصص للمعرفة التي لم تأتِ من تحقيقاتك: تنبيه سلامة صناعي، أو توجيه تنظيمي جديد، أو حادثة وشيكة أبلغت عنها مؤسسة نظيرة. يطلب نموذج New Lesson Learned حقل عنوان (Title)، وهو الحقل المطلوب الوحيد، ثم فئة (Category) تُختار من Safety أو Process أو Equipment أو Training أو Compliance، وقسم (Department)، وملخّص (Summary) لما تم تعلّمه، والتوصيات (Recommendations) المترتبة عليه، وحالة (Status). وتكون الحالة افتراضياً Draft، فاضبطها على Published إذا أردت أن يظهر الدرس في المكتبة فوراً. ثم اختر Create Lesson لحفظه.

واكتب الملخّص لمن لم يكن حاضراً. فالدرس الذي يبدو واضحاً لكاتبه بعد أشهر يبدو للجميع إشارة غامضة، والدرس الذي لا يستطيع أحد التصرف بناءً عليه يشغل حيزاً دون أن يؤدي أي عمل.

تعليق: يطلب نموذج New Lesson Learned حقل عنوان (Title)، وهو الحقل المطلوب الوحيد.

تصدير المكتبة

اختر Export CSV لتنزيل القائمة الكاملة بصيغة تتوافق مع جداول البيانات.

والتصدير هو الأداة المناسبة عندما يكون الجمهور خارج التطبيق أو تكون الصيغة المطلوبة شيئاً آخر: تعميم مجموعة من الدروس على مديري الأقسام، أو تضمينها في حزمة لجنة السلامة، أو الاحتفاظ بمرجع دون اتصال لموقع محدود الاتصال. وهو مفيد أيضاً للمراجعة، لأن قراءة المكتبة كلها في جدول بيانات تجعل التكرارات والفجوات أسهل رصداً من التمرير عبر البطاقات.

تعليق: اختر Export CSV لتنزيل القائمة الكاملة بصيغة تتوافق مع جداول البيانات.

الخاتمة

لا تؤتي مكتبة الدروس ثمارها إلا إذا قرأها الناس. استخدم البحث ومرشّح الأقسام للعثور على ما ينطبق على عملك، وافتح التحقيق المصدر كلما كان الدرس سيؤثر في قرار، واجعل البحث في المكتبة أول خطوة في تحقيق جديد لا فكرة لاحقة. وأضف الدروس من المصادر الخارجية حتى تعكس المكتبة كل ما تعرفه مؤسستك، وصدّرها عندما تحتاج المعرفة إلى الانتقال إلى حيث لا يصل التطبيق.