كيفية إدارة الإشعارات التنظيمية

الملخص

الإشعارات التنظيمية في Safety App هي الإشعارات المطلوبة والحساسة من حيث الوقت التي يجب عليك إرسالها إلى الجهة التنظيمية عند وقوع حادثة مؤهلة. عند الإبلاغ عن حدث جسيم، يفتح Safety App نافذة إشعار مرتبطة بالحادثة ويتابع الساعة التنظيمية لضمان عدم تفويت الموعد النهائي. توضح هذه المقالة كيفية العثور على هذه الإشعارات والعمل عليها وإغلاقها للحفاظ على امتثال مؤسستك.

مقدمة

الإشعار التنظيمي هو التزام يُنشَّط بحدث معيّن، ويُفتح عند تسجيل حادثة مؤهلة، مثل إصابة جسيمة، في Safety App. وعلى عكس الإجراءات السنوية الثابتة، يُطلَق هذا النوع من الالتزامات بواسطة الحدث نفسه، وغالبًا ما يُفتح في غضون ساعات من وقوعه، ولهذا يتعامل Safety App معه كساعة عد تنازلي جارية بدلًا من مهمة تُنجَز مرة واحدة.

يستخدم مديرو السلامة ورؤساء السلامة ومديرو المواقع الإشعارات التنظيمية للتأكد من وصول الإشعارات المطلوبة إلى الجهة المناسبة في الوقت المحدد. يمكن لمدير السلامة في المقر الرئيسي رؤية نوافذ الإشعارات في جميع المواقع، بينما يرى مدير الموقع فقط النوافذ الخاصة بموقعه.

المفاهيم الأساسية

• الإشعار التنظيمي: إشعار مطلوب يُرسَل إلى جهة تنظيمية ويُفتح عند تسجيل حادثة مؤهلة، ويُتابَع كموعد نهائي إلى أن يتم الوفاء به وإغلاقه.
• الساعة التنظيمية: العد التنازلي الذي يتابعه Safety App لحادثة مؤهلة، ويظهر في علامة التبويب الامتثال الخاصة بالحادثة حتى تعرف دائمًا الوقت المتبقي.
• الحادثة المؤهلة: حدث جسيم يُفعِّل نافذة إشعار. الحادثة نفسها هي التي تفتح الالتزام، ولذلك فهي مرتبطة مباشرة بالسجل الأساسي.
• نافذة الإشعار: النافذة التي تُفتح بعد وقوع حدث جسيم، وقد يكون ذلك في غضون ساعات، وتبقى مفتوحة في التقويم إلى أن يتم إغلاقها.
• السجل المصدر المرتبط: يرتبط كل إشعار بالحادثة التي أنشأته، بحيث تنقلك نقرة واحدة من الموعد النهائي إلى الحادثة الأساسية.
• الأدلة اللازمة للإغلاق: يحدد كل التزام الأدلة اللازمة لإغلاقه، والجهة المسؤولة عنه، وما يتطلبه إغلاقه.
• التذكيرات: يحمل كل إشعار تذكيرات قبل 30 يومًا، وقبل 7 أيام، وفي يوم الاستحقاق، حيث يُخطَر المسؤول عنه ويظهر الموعد النهائي في لوحة المعلومات التنفيذية.
• الرؤية المحددة بحسب الدور: ما يمكنك رؤيته يعتمد على دورك، فمدير السلامة يرى جميع المواقع بينما يرى مدير الموقع التزامات موقعه فقط.

الخطوات المطلوبة

تأكيد الحادثة المؤهلة وساعتها التنظيمية

ابدأ من الحادثة التي أدت إلى نشوء الالتزام. افتح علامة التبويب الامتثال الخاصة بالحادثة، والتي تشير إلى ما إذا كان الحدث يخضع لمتطلبات تنظيمية وتعرض الساعة التنظيمية للحادثة. هنا تتأكد من أن الإشعار مطلوب وترى الوقت المتبقي قبل حلول الموعد النهائي.

العثور على نافذة الإشعار في تقويم الامتثال

افتح تقويم الامتثال لرؤية الإشعار كموعد نهائي مرتبط بالحدث. عند فتح نافذة إشعار بسبب حدث جسيم، يظهر ذلك الموعد النهائي في التقويم إلى جانب التزاماتك الأخرى، ويستمر ظهوره حتى إغلاقه. انتقل إلى عرض القائمة لترتيب المواعيد النهائية القادمة حسب التاريخ، أو استخدم عرض الأسبوع للتركيز على الأيام السبعة القادمة.

تعليق: افتح تقويم الامتثال لرؤية الإشعار كموعد نهائي مرتبط بالحدث.

تصفية الإشعارات الخاصة بك

استخدم عوامل تصفية التقويم لتضييق النتائج حسب الفئة، أو الموقع، أو الجهة المسؤولة، بحيث ترى فقط الإشعارات التي يتوجب عليك التعامل معها. يحدد دورك نطاق الرؤية: يرى مدير السلامة نوافذ الإشعارات في جميع المواقع، بينما يرى مدير الموقع نوافذ موقعه فقط.

فتح الإشعار لمعرفة متطلباته

انقر على الموعد النهائي لفتح الالتزام كاملًا. يعرض عرض التفاصيل طبيعة الإشعار، والجهة المسؤولة عنه، والأدلة اللازمة لإغلاقه، والرابط الذي يعيدك إلى الحادثة التي أنشأته. استخدم هذا الرابط للانتقال مباشرة إلى الحادثة المصدر عندما تحتاج إلى مزيد من السياق قبل إشعار الجهة التنظيمية.

إرسال الإشعار المطلوب إلى الجهة التنظيمية

أرسل الإشعار المطلوب إلى الجهة التنظيمية ضمن النافذة الزمنية التي تظهرها الساعة التنظيمية. ولأن هذه الالتزامات حساسة من حيث الوقت وقد تُفتح في غضون ساعات من وقوع حدث جسيم، تصرف فور فتح النافذة بدلًا من انتظار التذكير الأخير.

إغلاق الإشعار مع إرفاق أدلته

بعد الوفاء بالالتزام، أغلقه وأرفق الأدلة التي يحددها. يسجل الإغلاق أن الإشعار قد اكتمل ويزيله من قائمة المواعيد النهائية المفتوحة، مما يحافظ على دقة التقويم كصورة واضحة لما يحتاج إلى اهتمام.

الاعتماد على التذكيرات لتجنب تفويت أي موعد

لا حاجة لمتابعة كل تاريخ يدويًا. يرسل كل إشعار تذكيرات قبل 30 يومًا، وقبل 7 أيام، وفي يوم الاستحقاق، عبر البريد الإلكتروني إلى الجهة المسؤولة، ويظهر الموعد النهائي في لوحة المعلومات التنفيذية حتى يبقى الفريق بأكمله على علم إلى أن يُغلَق الالتزام.

الخلاصة

تتيح الإشعارات التنظيمية لفريق السلامة الوفاء بالإشعارات المطلوبة والحساسة من حيث الوقت دون فقدان تتبع الساعة. من خلال تأكيد الالتزام في علامة تبويب الامتثال الخاصة بالحادثة، والعمل على النافذة الزمنية من تقويم الامتثال، وإرسال الإشعار في الوقت المحدد، وإغلاقه بالأدلة اللازمة، تحافظ على أن يكون إبلاغك التنظيمي دقيق التوقيت وقابلاً للتتبع والدفاع عنه.