كيفية إعداد التقارير المُجدولة (التشغيل التلقائي) لمجموعة

الملخص

تتيح لك التقارير المُجدولة (التشغيل التلقائي) جعل قالب التقرير يُنشئ نفسه ويُرسل نفسه تلقائيًا وفق جدول متكرر، بدلاً من تشغيله يدويًا في كل مرة. فأنت تُفعّل قالب تقرير ضمن إعدادات مدير المجموعة (Group manager settings) الخاصة بمجموعة معينة، وتحدد عدد مرات تشغيله، بحيث يستلم المدير المُعيَّن بيانات تقدّم محدّثة دون أي جهد يدوي.

المقدمة

تربط التقارير المُجدولة (التشغيل التلقائي) قالب تقرير بمجموعة مستخدمين، بحيث يتم إنشاء التقرير تلقائيًا بتكرار محدد وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى مدير المجموعة. وهذا يُلغي الحاجة إلى فتح قسم التقارير وتشغيل نفس التقرير مرارًا وتكرارًا، وهو أمر مفيد بشكل خاص لاحتياجات الامتثال والتقدّم وتتبّع المهام المتأخرة المتكررة.

تُستخدم هذه الميزة من قبل المسؤولين ومديري المجموعات الذين يشرفون على تدريب مجموعة من المتعلمين. وهي تحل مشكلة إعداد التقارير اليدوي والمتكرر: فبدلاً من تذكّر إنشاء تصدير أسبوعي لبيانات التقدّم، تقوم بتكوين المجموعة مرة واحدة، ويتم إنتاج التقرير وإرساله وفق الجدول المحدد.

المفاهيم الأساسية

• إعدادات مدير المجموعة (Group manager settings): القسم الموجود ضمن تبويب الإعدادات (Settings) لمجموعة المستخدمين، حيث تُعيّن مديرًا وتُفعّل التقارير التلقائية التي ستُرسل إلى ذلك المدير. لا يمكن تسليم التقارير التلقائية حتى يتم تعيين مدير للمجموعة.
• قالب التقرير (Report template): تعريف تقرير جاهز أو مخصص (يُنشأ ضمن Reports) يحدد الحقول والتخطيط الذي يستخدمه التقرير المُشغَّل تلقائيًا. تحدد هذا القالب عند تفعيل التسليم المُجدول حتى يعرف النظام ما الذي يجب إنشاؤه.
• إرسال تقرير تقدّم المجموعة إلى المدير (Send group progress report to manager): المفتاح الذي يُفعّل الإنشاء والتسليم التلقائيين لتقرير تقدّم المجموعة إلى المدير المُعيَّن.
• تكرار إعداد التقرير (Reporting frequency): عدد مرات تشغيل التقرير المُجدول، ويُحدَّد من قائمة منسدلة للتكرار مثل يومي (Daily)، أو أسبوعي (Weekly)، أو شهري (Monthly).
• إرسال تقارير المهام المتأخرة إلى مدير المجموعة (Send overdue reports to group manager): مفتاح ذو صلة يرسل للمدير تلقائيًا تقريرًا متكررًا بالمتعلمين الذين فوّتوا تواريخ استحقاق مهامهم.
• إرسال نسخة إلى (Send copy to): حقل تُدخل فيه عناوين بريد إلكتروني إضافية لمستلمين (مفصولة بفواصل)، بحيث يستلم أشخاص آخرون بالإضافة إلى مدير المجموعة كل تقرير مُجدول.

خطوات العمل

تحضير قالب تقرير

قبل الجدولة، تأكد من أن التقرير الذي تريد تشغيله تلقائيًا موجود كقالب. تأتي القوالب الجاهزة مع حسابك، ويمكنك إنشاء قوالبك الخاصة ضمن Reports. تشمل القوالب المتاحة لإعداد تقارير المجموعات المُجدولة خيارات مثل All Courses، وActivity by Courses، وStudents Progress Info، وCourse List Status Report. اختر أو أنشئ القالب الذي يحتوي على الحقول التي تريد تسليمها وفق الجدول.

فتح تبويب الإعدادات الخاص بالمجموعة

انتقل إلى مجموعة المستخدمين وافتح صفحة تفاصيلها. في أعلى الصفحة، انقر على تبويب الإعدادات (Settings). يتحكم هذا التبويب في الخصائص الإدارية للمجموعة، بما في ذلك من يديرها وأي تقارير تلقائية تُسلَّم منها.

تعيين مدير للمجموعة

في إعدادات مدير المجموعة، عيّن أو تأكد من المدير الأساسي المسؤول عن هذه المجموعة. هذه الخطوة إلزامية: فبدون تعيين مدير للمجموعة، لا يمكن تسليم التقارير والتنبيهات التلقائية، وبالتالي لن يكون للتقرير المُجدول أي مستلم.

تفعيل تقرير التقدّم المُجدول

فعّل مفتاح إرسال تقرير تقدّم المجموعة إلى المدير (Send group progress report to manager). عند تفعيله، يبدأ التسليم المتكرر لتقرير تقدّم المجموعة إلى المدير المُعيَّن.

اختيار قالب التقرير وتكراره

بعد تفعيل التسليم المُجدول، حدّد قالب التقرير (Report template) الذي تريد أن يُشغّله النظام تلقائيًا. ثم استخدم القائمة المنسدلة للتكرار لتحديد عدد مرات تشغيله، باختيار قيمة مثل يومي، أو أسبوعي، أو شهري. سيتم الآن إنشاء التقرير وإرساله وفق هذا التكرار دون أي إجراء يدوي.

إضافة مستلمين إضافيين (اختياري)

إذا كان هناك أشخاص آخرون بالإضافة إلى مدير المجموعة يجب أن يستلموا التقرير، أدخل عناوين بريدهم الإلكتروني في حقل إرسال نسخة إلى (Send copy to)، مع فصل العناوين المتعددة بفواصل. سيتم تسليم كل تشغيل مُجدول إلى هؤلاء المستلمين بالإضافة إلى المدير.

جدولة تقارير المهام المتأخرة (اختياري)

لتتبع المواعيد النهائية المتفوَّت عليها تلقائيًا أيضًا، فعّل مفتاح إرسال تقارير المهام المتأخرة إلى مدير المجموعة (Send overdue reports to group manager). يُرسل هذا للمدير تقريرًا متكررًا يسرد المستخدمين الذين فوّتوا تواريخ استحقاق مهامهم. يمكنك إضافة مستلمين آخرين هنا باستخدام حقل إرسال نسخة إلى الخاص به.

حفظ التغييرات

أكّد اختياراتك في تبويب الإعدادات حتى تحتفظ المجموعة بتكوين الجدولة الخاص بها. ومن هذه اللحظة، يُشغَّل التقرير المحدد تلقائيًا بالتكرار الذي حددته، ويُسلَّم إلى المدير وأي مستلمين تم إضافتهم في النسخة.

الخاتمة

من خلال تفعيل قالب تقرير ضمن إعدادات مدير المجموعة الخاصة بمجموعة ما وتحديد تكرار لإعداد التقرير، تحوّل تقريرًا لمرة واحدة إلى تسليم متكرر تلقائي بالكامل. وبعد تعيين مدير للمجموعة وحفظ الجدول، يقوم KnowledgeCity بإنشاء التقرير وإرساله تلقائيًا، مما يُبقي المديرين على علم بتقدّم المتعلمين والمهام المتأخرة دون أي عمل يدوي مستمر.