Resumen
Aprenda cómo funciona la integración y qué información debe proporcionar para que nuestro equipo pueda configurar la sincronización automática de datos de empleados desde ADP hacia su KnowledgeCity LMS.
Introducción
Esta guía explica el proceso de integración y ofrece instrucciones paso a paso sobre cómo encontrar y compartir la información necesaria para configurar la integración con ADP. Una vez configurada, la integración utilizará un modelo "Pull", mediante el cual KnowledgeCity recupera datos de forma segura desde ADP. La integración automáticamente:
- Extraerá empleados "Active" desde la ADP Worker Management API durante una sincronización masiva (configurable).
- Desactivará usuarios en KnowledgeCity cuando un empleado sea dado de baja en ADP, durante el siguiente ciclo de sincronización.
- Mapeará
homeOrganizationalUnits(Departamentos) de ADP a los "Groups" de KnowledgeCity LMS, garantizando que los usuarios se coloquen automáticamente en el grupo correcto para asignaciones de capacitación específicas.
Esto garantiza que su plataforma de capacitación permanezca perfectamente alineada con sus datos de RR. HH., eliminando actualizaciones manuales y manteniendo la consistencia de los registros de aprendizaje.
Pasos a Seguir
Paso 1: Conceder Permisos de API
Para permitir que KnowledgeCity extraiga datos de usuarios y grupos, se debe configurar lo siguiente en el portal de ADP:
- Comprar/Habilitar ADP API Central: Esto es necesario para integraciones personalizadas (que no son de Marketplace), a fin de generar credenciales de API.
- API Scopes: Conceda los siguientes permisos a la aplicación consumidora de KnowledgeCity:
| # | ID | Estado | Alcance de API |
|---|---|---|---|
| 102 | 0039dd22-e684-4ea9-a0d3-75f080e82fef | complete | hr/workerInformationManagement/workerManagement/workerProfileManagement/worker.read (para datos de usuario) |
| 103 | 5f0e7fcf-8b0a-4fce-88f7-b34834b99d23 | complete | core/organizationManagement/organizationInformationManagement/organizationDepartmentManagement/organizationDepartment.read (para datos de grupo/departamento) |
Paso 2: Habilitar el Acceso a la API en ADP
- Inicie sesión en ADP Workforce Now
- Navegue a: Setup > External Integrations > API Central
- Cree un nuevo proyecto llamado "KC Integration"
- Seleccione el caso de uso "Employee Sync" para agregar automáticamente las Worker APIs requeridas.
Paso 3: Compartir las Credenciales de Forma Segura
- Genere su Client ID y Client Secret en ADP API Central
- Comparta estas credenciales con el equipo de KnowledgeCity mediante un enlace seguro
- Incluya su Sync Frequency preferida (diaria o semanal)
Paso 4: Pruebas y Puesta en Producción
- Sandbox Testing: el equipo de KnowledgeCity se conectará primero a su entorno sandbox de ADP para verificar el mapeo de datos.
- UAT Verification: usted realizará las UAT y revisará los resultados de las pruebas para asegurarse de que los datos de los empleados aparezcan correctamente.
- Production Launch: una vez confirmado, cambiaremos a su entorno de ADP en producción.
Para pasar de "Managed Status" a "Live", el cliente debe proporcionar los siguientes parámetros desde su portal de ADP al equipo de KnowledgeCity:
| Componente | Qué Proporcionar | Dónde Encontrarlo |
|---|---|---|
| API Credentials | Client ID, Client Secret y API URL | Generados en ADP API Central |
| Sync Schedule | Frecuencia preferida: diaria o semanal | Su preferencia para las actualizaciones de datos |
Nota: como esta integración procesa datos sensibles de RR. HH. y nómina, el equipo de KnowledgeCity realizará el "handshake" inicial en un entorno sandbox para verificar que sus campos personalizados de ADP estén correctamente mapeados al LMS antes de que la integración se traslade a un entorno en producción.
Fases de Implementación y Responsabilidades
| Fase | Tarea | Responsabilidad |
|---|---|---|
| Fase 1: Configuración del Proyecto | Crear el proyecto de integración en ADP API Central | Cliente |
| Fase 2: Alcance | Definir los requisitos y compartir de forma segura las credenciales de API y las preferencias de sincronización con el equipo de KC | Cliente |
| Fase 3: Conexión Sandbox | Configurar y verificar la integración en el entorno sandbox | Equipo de KnowledgeCity |
| Fase 4: Pruebas de Aceptación del Usuario | Realizar y revisar los resultados de las pruebas para validar la precisión de los datos | Cliente |
| Fase 5: Lanzamiento en Producción | Activar la conexión en vivo para el lanzamiento en producción | Equipo de KnowledgeCity |
Conclusión
Una vez que la integración esté activa, su plataforma de KnowledgeCity permanecerá automáticamente sincronizada con ADP según lo programado. Los empleados activos aparecerán como estudiantes, los usuarios dados de baja se desactivarán, y los departamentos organizacionales se convertirán en grupos de capacitación. Esto garantiza que su lista de usuarios y las asignaciones de capacitación estén siempre precisas y actualizadas, reflejando directamente su sistema de RR. HH.