الملخص
ميزة المستندات في تطبيق Safety هي مكتبة واحدة قابلة للبحث تحتوي على كل مستند خاضع للرقابة يعتمد عليه برنامج السلامة لديك. تحافظ هذه الميزة على تصنيف السياسات والإجراءات وسجلات الحوادث والتحكم في إصداراتها، وتربط كل مستند بالحوادث والتحقيقات والشهادات التي تعتمد عليه.
مقدمة
يعتمد برنامج السلامة على مستنداته. السياسات، والإجراءات، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، وتحليلات سلامة الوظيفة (JSAs)، وأدلة التدريب، وسجلات المعدات، وأدلة الحوادث هي السجلات التي تُثبت أن برنامجك حقيقي وقد يطلبها جهة تنظيمية في أي وقت. تجمع ميزة المستندات في تطبيق Safety كل هذه العناصر في مستودع مركزي واحد حتى لا يتفرق أي شيء بين مجلدات وصناديق بريد منفصلة.
يستخدم هذه الميزة عادةً مسؤولو السلامة، والمحققون، والمديرون الذين يحتاجون إلى تخزين المستندات الخاضعة للرقابة، والحفاظ على ترتيب مراجعاتها، وربطها بالعمل الذي تدعمه. عندما يحين وقت التدقيق، تكون مكتبة المستندات هي الملف الذي تسلّمه: كل سياسة، وكل إقرار موقّع، وكل سجل مراجعات في مكان واحد.
المفاهيم الأساسية
- مكتبة المستندات: المستودع المركزي الذي يحتوي على كل مستند سلامة في مكان واحد قابل للبحث.
- المستندات الخاضعة للرقابة: السجلات التي يعتمد عليها برنامج السلامة، بما في ذلك السياسات، والإجراءات، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، وتحليلات سلامة الوظيفة (JSAs)، وأدلة التدريب، وسجلات المعدات، وأدلة الحوادث.
- التصنيف: تُنظَّم المستندات في فئات حتى تبقى السجلات ذات الصلة مجمّعة وسهلة الإيجاد.
- التحكم في الإصدارات: يحافظ كل مستند على سجل مراجعاته، بحيث يمكنك رؤية كيفية تغيره بمرور الوقت.
- الإقرارات الموقّعة: سجلات تؤكد أن مستندًا قد قُرئ وتم الإقرار به، وتُخزَّن جنبًا إلى جنب مع المستند.
- السجلات المرتبطة: تُربط المستندات بالحوادث والتحقيقات والشهادات التي تعتمد عليها.
- علامة تبويب المستندات: علامة التبويب في صفحة تفاصيل الحادث التي تحتوي على المستندات الرسمية المرتبطة بحادث واحد.
الخطوات المتبعة
فتح مكتبة المستندات
انتقل إلى تطبيق Safety وافتح صفحة المستندات. تسرد هذه الصفحة كل سجل في المكتبة، مما يمنحك مكانًا واحدًا لمراجعة وإدارة مستنداتك الخاضعة للرقابة.
تعليق: انتقل إلى تطبيق Safety وافتح صفحة المستندات.
إيجاد مستند
بما أن المكتبة قابلة للبحث، استخدمها لتحديد سياسة أو إجراء أو دليل حادث معين بدلًا من تصفح مجلدات متفرقة. تساعدك الفئات على التضييق إلى مجموعة ذات صلة من المستندات، مثل السياسات، أو الإجراءات، أو إجراءات التشغيل القياسية.
تعليق: بما أن المكتبة قابلة للبحث، استخدمها لتحديد سياسة أو إجراء أو دليل حادث معين بدلًا من تصفح مجلدات متفرقة.
مراجعة الفئات والإصدارات
يقع كل مستند في فئة ويحمل سجل إصدارات خاصًا به. تحقق من سجل المراجعات للتأكد من أنك تعمل مع الإصدار الحالي لسياسة أو إجراء ولرؤية كيفية تغيره بمرور الوقت.
تعليق: يقع كل مستند في فئة ويحمل سجل إصدارات خاصًا به.
إرفاق مستند بحادث
افتح الحادث الذي تعمل عليه للوصول إلى صفحة تفاصيل الحادث الخاصة به، ثم اختر علامة تبويب المستندات. تحافظ هذه العلامة على المستندات الرسمية الخاصة بذلك الحادث الواحد مجمّعة مع مواده الداعمة الأخرى، بحيث يمكن للمحققين والمراجعين إيجادها في سياقها.
ربط المستندات بالتحقيقات والشهادات
بالإضافة إلى الحوادث، يمكن ربط المستندات بالتحقيقات والشهادات التي تعتمد عليها. يعني الحفاظ على هذه الروابط أن الإقرار الموقّع أو السياسة الداعمة يمكن تتبعه دائمًا إلى السجل الذي يدعمه.
الاستعداد لعملية تدقيق
عندما تطلب جهة تنظيمية دليلًا، استخدم مكتبة المستندات كمصدرك الوحيد. كل سياسة، وإقرار موقّع، وسجل مراجعات محفوظ معًا، بحيث يمكنك تقديم السجلات التي يتطلبها التدقيق دون إعادة تجميعها من أنظمة منفصلة.
الخاتمة
تحوّل ميزة المستندات كومة متفرقة من أوراق السلامة إلى مكتبة واحدة منظمة وقابلة للبحث وخاضعة للتحكم في الإصدارات. من خلال تصنيف المستندات الخاضعة للرقابة وربطها بالحوادث والتحقيقات والشهادات التي تدعمها، يحافظ تطبيق Safety على جاهزية برنامجك للتدقيق وسهولة إيجاد كل سجل عندما يكون ذلك مهمًا للغاية.