كيفية الإبلاغ عن الحوادث عبر البريد الإلكتروني الوارد

ملخص

يوفر البريد الإلكتروني الوارد في Safety App لفريقك عنوان بريد إلكتروني مخصصًا يحوّل الرسائل العادية إلى تقارير حوادث. عندما يرسل شخص ما بريدًا إلكترونيًا إلى هذا العنوان، يلتقط Safety App الرسالة وينشئ تقريرًا حتى يدخل الحادث في سير عمل السلامة المعتاد لديك. يتيح ذلك للأفراد الإبلاغ عن المخاطر والأحداث بسرعة، حتى عندما لا يكونون مسجّلين للدخول إلى التطبيق.

مقدمة

البريد الإلكتروني الوارد هو قناة إبلاغ في Safety App. فبدلاً من فتح التطبيق وتعبئة نموذج، يمكن للشخص إرسال بريد إلكتروني يصف ما حدث فقط، ويحوّل Safety App تلك الرسالة إلى تقرير حادث. يقلل ذلك من عائق الإبلاغ، بحيث يتم تسجيل المخاطر والأحداث أثناء كونها لا تزال حديثة العهد.

يُعد الموظفون الأماميون وفرق الموقع المستخدمين الأساسيين لعنوان البريد الإلكتروني الوارد، لأنه يتيح لهم الإبلاغ من أي مكان يعملون فيه بالفعل. ثم يتابع مديرو السلامة ومديرو الموقع ومديرو السلامة التنفيذيون التقارير الناتجة من خلال نفس طرق العرض المحددة حسب الدور التي يستخدمونها لكل حدث آخر في Safety App.

المفاهيم الأساسية

• عنوان البريد الإلكتروني الوارد: العنوان المخصص الذي يرسل الأفراد الرسائل إليه. يتم التقاط أي شيء يصل إلى هذا العنوان بواسطة Safety App وتحويله إلى تقرير.
• تقرير الحادث: السجل الذي ينشئه Safety App من رسالة واردة. يدخل في نفس مسار المعالجة الذي تدخل فيه أي حالة أخرى تم الإبلاغ عنها.
• المسؤول (Owner): الشخص الذي يصبح مسؤولاً عن تقرير بعد فرزه. تُوجَّه الإشعارات والتذكيرات في Safety App إلى المسؤول، بحيث تكون المساءلة واضحة.
• الفئة والموقع: الخصائص المستخدمة لتصنيف تقرير حتى يصل إلى الأشخاص المناسبين ويظهر في طرق العرض المُصفّاة الصحيحة.
• الرؤية المحددة حسب الدور: يعتمد ما يراه كل شخص على دوره. فيرى مدير السلامة التنفيذي النشاط في جميع المواقع، بينما يرى مدير الموقع فقط التقارير المرتبطة بموقعه.
• التسليم عبر البريد الإلكتروني: يتواصل Safety App بالفعل عبر البريد الإلكتروني مع المسؤول بشأن التنبيهات والتذكيرات، لذا يستمر متابعة أي حادث تم رفعه عبر البريد الإلكتروني بواسطة البريد الإلكتروني.

الخطوات التي يجب اتباعها

تحديد موقع إعداد البريد الإلكتروني الوارد

افتح صفحة إعدادات البريد الإلكتروني الوارد في Safety App. هنا يعرض Safety App العنوان المخصص الذي تُحوَّل منه الرسائل الواردة. تأكد من أن العنوان المعروض هنا هو الذي سيستخدمه فريقك للإبلاغ عن الحوادث.

تعليق: افتح صفحة إعدادات البريد الإلكتروني الوارد في Safety App.

مشاركة العنوان مع من يقوم بالإبلاغ

أعطِ عنوان البريد الإلكتروني الوارد للموظفين الأماميين وفرق الموقع الذين يحتاجون إلى رفع الحوادث. وبما أن الإبلاغ يتطلب فقط إرسال بريد إلكتروني، يمكن لأي شخص لديه العنوان تقديم تقرير دون تسجيل الدخول إلى Safety App. شجّع من يقوم بالإبلاغ على حفظ العنوان كجهة اتصال حتى يسهل الوصول إليه عند الحاجة.

إرسال رسالة لإنشاء تقرير

للإبلاغ عن حادث، أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى العنوان الوارد يصف ما حدث. يلتقط Safety App الرسالة وينشئ تقرير حادث منها، ويضع الحادث في نفس سير العمل الذي تدخل فيه الأحداث المُبلَّغ عنها مباشرة داخل التطبيق. اطلب من من يقوم بالإبلاغ تضمين تفاصيل واضحة في الموضوع والنص حتى يسهل فرز التقرير.

فرز التقرير إلى مسؤول

بعد وجود التقرير في Safety App، عيّن مسؤولاً ليكون شخص ما مساءلاً عن التصرف بشأنه، وصنّفه بحسب الفئة والموقع حتى يظهر في طرق العرض المُصفّاة الصحيحة. وبما أن الرؤية محددة حسب الدور، فإن تحديد الموقع بشكل صحيح يضمن وصول التقرير إلى مدير الموقع المسؤول عن ذلك الموقع بينما يبقى مرئيًا لمدير السلامة التنفيذي في جميع المواقع.

التأكد من وصول المتابعة إلى الأشخاص المناسبين

بعد تعيين مسؤول للتقرير وتصنيفه، تأكد من أن المتابعة تسير بشكل صحيح. يوجّه Safety App الإشعارات والتذكيرات إلى المسؤول عبر البريد الإلكتروني، لذا تحقق من أن المسؤول المعيّن حديث وأن الحادث يتم تتبعه حتى إغلاقه مثل أي حدث آخر.

الخاتمة

يجعل البريد الإلكتروني الوارد الإبلاغ في Safety App بسيطًا مثل إرسال رسالة، وهذا يعني أن الحوادث يتم تسجيلها بسرعة وتدخل في سير عمل السلامة المعتاد لديك دون أي تعقيد إضافي. شارك العنوان، ودع من يقوم بالإبلاغ يرسل عبر البريد الإلكتروني، وفرز كل تقرير ناتج إلى المسؤول والفئة والموقع الصحيح حتى لا يبقى أي شيء تم رفعه عبر البريد الإلكتروني دون معالجة.