التنقل في تطبيق السلامة

الملخص

يجمع تطبيق السلامة برنامج السلامة بأكمله في مساحة عمل واحدة متصلة، منظَّمة حول مجموعة من المناطق الأساسية: لوحة معلومات تنفيذية، والحوادث، والتحقيقات، والوثائق، والتدريب، وإدارة المستخدمين. يقدّم هذا الدليل للمستخدمين الجدد خريطة لهذه المناطق وكيفية ترابطها، بحيث يمكنك معرفة مكان كل مهمة والتنقل بينها بثقة.

مقدمة

تطبيق السلامة هو المكان الذي تسجّل فيه مؤسستك كل ما يتعلق بسلامة مكان العمل وتحقق فيه وتُعِدّ تقارير عنه. فبدلاً من توزيع السياسات وسجلات الحوادث والتدريب عبر مجلدات وصناديق بريد منفصلة، يحتفظ التطبيق بها في مكان واحد ويربط السجلات ذات الصلة ببعضها.

كُتب هذا الدليل لأي شخص جديد على تطبيق السلامة، بما في ذلك مسؤولو السلامة والمحقِّقون والمديرون وقادة السلامة. وهو يشرح الوحدات الرئيسية وكيفية التنقل بينها، بحيث تفهم التخطيط العام قبل الخوض في أي مهمة منفردة.

المفاهيم الأساسية

• لوحة المعلومات التنفيذية (Executive Dashboard): سطح إعداد التقارير رفيع المستوى الذي يُلخِّص بيانات السلامة الخاصة بك في عروض إجمالية لـ الحوادث و التحقيقات و التدريب و الاتجاهات.
• الحوادث (Incidents): السجلات التي توثّق أحداث السلامة الفردية، وتُفتَح كل حادثة في صفحة تفاصيل الحادثة الخاصة بها للتتبع والحل.
• صفحة تفاصيل الحادثة (Incident Detail page): مساحة العمل المركَّزة لحادثة واحدة، مقسّمة إلى تبويبات مثل نظرة عامة (Overview) و الأشخاص (Persons) و الجدول الزمني (Timeline) و الإجراءات التصحيحية (Corrective Actions) و الامتثال (Compliance) و التحقيقات (Investigations) و المرفقات (Attachments) و الوثائق (Documents) و التدريب (Training).
• التحقيقات (Investigations): المنطقة التي تُوثَّق وتُراجَع فيها نتائج التحقيقات، سواء للحوادث الفردية أو كاتجاهات عبر التحقيقات.
• الوثائق (Documents): المكتبة المركزية القابلة للبحث التي تحتفظ بكل وثيقة مضبوطة، مصنَّفة وخاضعة للتحكم بالإصدارات، ومرتبطة بالسجلات التي تعتمد عليها.
• التدريب (Training): سجلات وبيانات إتمام تدريب السلامة، تُعرض في لوحة المعلومات وإلى جانب الحوادث الفردية.
• إدارة المستخدمين (User management): المنطقة التي يدعو فيها المسؤولون المستخدمين، ويُعيِّنون الأدوار، ويتحكمون في الوصول إلى مساحة العمل.
• الرؤية المحدَّدة بالدور (Role-scoped visibility): ما يستطيع كل شخص رؤيته والتصرف بشأنه يعتمد على دوره المُعيَّن، بحيث يرى مدير السلامة النشاط عبر جميع المواقع بينما يرى مدير الموقع فقط موقعه.

الخطوات التي يجب اتباعها

ابدأ التعرّف على النظام من خلال لوحة المعلومات التنفيذية

سجّل الدخول إلى تطبيق السلامة وافتح لوحة المعلومات التنفيذية. تُعد هذه نقطة الانطلاق الأفضل للمستخدمين الجدد لأنها تلخّص برنامجك بأكمله على شاشة واحدة. استخدم مفتاح التبديل المُقسَّم للتحويل بين الحوادث و التحقيقات و التدريب و الاتجاهات، وراجع المقاييس الرئيسية مثل بطاقة أداء السلامة التنفيذية (Executive Safety Scorecard) والمواعيد النهائية القادمة قبل التعمّق في أي سجل منفرد.

العمل مع الحوادث

انتقل إلى منطقة الحوادث لرؤية الأحداث المُسجَّلة في برنامجك. اختر حادثة لفتح صفحة تفاصيل الحادثة الخاصة بها، والمحدَّدة لذلك الحدث الواحد. من هناك، تنقّل بين التبويبات كسلسلة عمل: ابدأ بتبويب نظرة عامة للتفاصيل الأساسية والحالة، واستخدم الأشخاص لإدارة الأفراد المشاركين، واتبع الجدول الزمني لتسلسل الأحداث، واستخدم الإجراءات التصحيحية لقيادة أعمال المتابعة التي تحل الحادثة.

مراجعة التحقيقات والامتثال

استخدم عرض التحقيقات في لوحة المعلومات لرؤية الأنماط المُجمَّعة عبر السجلات، مثل العوامل المساهمة الرئيسية ومعدلات التكرار والبؤر الساخنة بحسب الموقع. وضمن حادثة واحدة، افتح تبويبي التحقيقات و الامتثال في صفحة تفاصيل الحادثة لتوثيق النتائج ومراجعة الحادثة مقابل المتطلبات.

العثور على الوثائق وإدارتها

افتح صفحة الوثائق للوصول إلى المكتبة المركزية التي تحتفظ بكل وثيقة مضبوطة، بما في ذلك السياسات والإجراءات وإجراءات العمل الموحدة (SOPs) وأدلة الحوادث. وبما أن المكتبة قابلة للبحث ومنظَّمة في فئات، استخدمها لتحديد موقع وثيقة معيّنة والتحقق من سجل إصداراتها. تظهر الوثائق أيضًا في سياقها ضمن تبويب الوثائق لأي حادثة، بحيث تبقى المواد الداعمة مرتبطة بالسجل الذي تخصّه.

تعليق: افتح صفحة الوثائق للوصول إلى المكتبة المركزية التي تحتفظ بكل وثيقة مضبوطة، بما في ذلك السياسات والإجراءات وإجراءات العمل الموحدة (SOPs) وأدلة الحوادث.

تتبع التدريب

استخدم عرض التدريب في لوحة المعلومات التنفيذية لمراقبة معدلات الإتمام وأعداد المتأخرين والاتجاهات بحسب القسم. عندما يتعلق التدريب بحادثة معيّنة، راجعه في تبويب التدريب لصفحة تفاصيل الحادثة الخاصة بتلك الحادثة.

إدارة المستخدمين والوصول

إذا كنت مسؤولاً، افتح منطقة المستخدمين للتحكم في من يمكنه الوصول إلى مساحة العمل. من هنا تدعو أشخاصًا جددًا، وتحرّر تفاصيلهم، وتُعيِّن الدور (Role) الذي يحدد صلاحياتهم، وتُلغي تفعيل أي شخص لا يحتاج إلى الوصول بعد الآن. وبما أن الرؤية محدَّدة بالدور، فإن تعيين الدور الصحيح يحدد ما يراه كل شخص أثناء تنقّله في التطبيق.

الخاتمة

بمجرد أن تعرف المناطق الرئيسية لتطبيق السلامة، يصبح التنقل فيه مباشرًا: ابدأ بـ لوحة المعلومات التنفيذية للصورة الكبيرة، وتعمّق في الحوادث وتبويبات تفاصيلها لأداء العمل، واعتمد على مناطق الوثائق والتدريب وإدارة المستخدمين للحفاظ على تنظيم برنامجك وأمانه. وبهذه الخريطة في ذهنك، يمكنك أن تجد بثقة مكان كل مهمة والتنقل بين المناطق دون أن تفقد موضعك.