الملخص
تتيح لك التقارير المُجدولة إرسال تقرير محفوظ من تطبيق Safety إلى مستلمين مختارين تلقائيًا، وفق جدول متكرر مثل يومي أو أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي. فبدلاً من تشغيل التقرير نفسه ومشاركته يدويًا في كل فترة، تُعدّ عملية التسليم مرة واحدة ويصل التقرير إلى صناديق البريد الصحيحة من تلقاء نفسه. وهذا يحافظ على إبقاء قادة السلامة وفرقهم على اطّلاع دائم بأحدث بيانات البرنامج دون أن يحتاج أحد إلى تذكّر إرساله.
المقدمة
تُبنى التقارير المُجدولة على مكتبة التقارير ولوحات المعلومات في تطبيق Safety. فبعد أن يكون التقرير مضبوطًا بالطريقة التي تريدها، يمكنك جدولة تسليم متكرر بحيث يُرسَل بالبريد الإلكتروني إلى المستلمين الذين تختارهم على وتيرة منتظمة، بدلاً من تشغيله يدويًا كل مرة.
يستخدم هذه الميزة بشكل أساسي المسؤولون والمديرون وقادة السلامة الذين يحتاجون إلى إبقاء المسؤولين التنفيذيين والمشغّلين على اطّلاع بحالة البرنامج. وهي تحل مشكلة إعداد التقارير الروتينية والمتكررة: فالبيانات المتكررة المتعلقة بالسلامة، مثل الحوادث المفتوحة والإجراءات المتأخرة ومقاييس البرنامج الأخرى، تصل إلى من يحتاجها وفق جدول ثابت وقابل للتوقع.
المفاهيم الأساسية
- التقرير المحفوظ (Saved report): تقرير قمت بضبطه وحفظه في مكتبة التقارير ولوحات المعلومات. تُبنى جدولة التسليم على تقرير سبق إعداده، بحيث تكون البيانات والتخطيط محدَّدين قبل أن تُشغّل عملية توزيعه تلقائيًا.
- التسليم المتكرر (Recurring delivery): التوزيع الآلي والمتكرر لتقرير محفوظ. فبدلاً من تشغيل التقرير بنفسك في كل فترة، يقوم الجدول بإرساله عنك.
- التكرار (Frequency): مدى تواتر تسليم التقرير. تشمل الخيارات يومي أو أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي، بحيث يمكنك مطابقة الوتيرة مع مدى تغيّر بيانات السلامة الأساسية ومدى حاجة أصحاب المصلحة إلى مراجعتها.
- المستلمون (Recipients): الأشخاص الذين يتلقون التقرير المُجدول عبر البريد الإلكتروني. تختار من يكون على قائمة التوزيع بحيث يصل التقرير إلى قادة السلامة أو المديرين أو أعضاء الفريق المعنيين.
- محتوى التقرير (Report content): البيانات المضمَّنة في التقرير المُرسَل، والتي تأتي من إعدادات التقرير المحفوظ. ولأن تقارير تطبيق Safety يمكن تحديد نطاقها بفلاتر مثل النطاق الزمني والقسم والموقع، يحصل المستلمون على تقرير يركّز على السجلات المهمة بالنسبة لهم.
- الرجوع إلى المصدر (Drill-back to source): يعود كل رسم بياني ومقياس ورقم في تقرير تطبيق Safety إلى الحادثة أو التحقيق أو الإجراء التصحيحي الفردي الذي أنتجه، بحيث يمكن للمستلمين الانتقال من رقم إجمالي إلى السجل الأساسي.
الخطوات التي يجب اتباعها
تحضير التقرير الذي تريد جدولته
قبل جدولة عملية التسليم، تأكّد من أن التقرير الذي تريد إرساله مضبوط ومحفوظ. اضبطه بحيث يعرض البيانات التي يحتاجها المستلمون، باستخدام الفلاتر المتاحة مثل النطاق الزمني، والقسم، والموقع لتركيز التقرير على السجلات الصحيحة. عند حفظ التقرير، ينضم إلى مكتبة التقارير ولوحات المعلومات، حيث يصبح متاحًا للمشاركة أو الجدولة.
تعليق: تعرض صفحة إعدادات التقارير المُجدولة، ضمن الإعدادات > التقارير ومؤشرات الأداء، كل تقرير مُجدول مع جدوله ومستلميه وآخر تشغيل له والتشغيل التالي.
اختيار جدولة تسليم متكرر
من التقرير المحفوظ، اختر خيار جدولة تسليم متكرر بدلاً من مشاركة لمرة واحدة. يحوّل هذا التقرير إلى بريد إلكتروني آلي ومتكرر بدلاً من شيء تشغّله وترسله يدويًا في كل فترة.
تحديد تكرار التسليم
حدّد عدد مرات إرسال التقرير. اختر يومي أو أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي بحسب مدى تغيّر بيانات السلامة الأساسية ومدى حاجة أصحاب المصلحة لديك إلى مراجعتها. على سبيل المثال، استخدم وتيرة أسبوعية لفرق العمليات التي تتابع الإجراءات المفتوحة، أو وتيرة ربع سنوية لمراجعات البرنامج التنفيذية.
اختيار المستلمين
أضف الأشخاص الذين يجب أن يتلقوا التقرير عبر البريد الإلكتروني. اختر المستلمين بحيث يصل التقرير إلى قادة السلامة أو المديرين أو أعضاء الفريق الذين يعتمدون على تلك البيانات، مع الحفاظ على توافق قائمة التوزيع مع من يحتاج إلى المعلومات فعليًا.
تأكيد الجدول وتفعيله
راجع اختياراتك، والتقرير الذي سيُرسَل، والتكرار، والمستلمين، ثم أكّد الجدول. وبعد التفعيل، يُسلَّم التقرير تلقائيًا إلى المستلمين المختارين وفق الوتيرة التي حدّدتها، دون الحاجة إلى أي إجراء إضافي منك.
الخاتمة
تحوّل التقارير المُجدولة تقرير Safety App المحفوظ إلى بريد إلكتروني آلي ومتكرر يصل إلى الأشخاص المناسبين على وتيرة يومية أو أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية. من خلال تحضير التقرير، وتحديد التكرار، واختيار المستلمين مرة واحدة، تضمن بقاء قادة السلامة وفرقهم على اطّلاع دائم ببيانات البرنامج دون أن يحتاج أحد إلى تشغيل التقرير وتوزيعه يدويًا في كل فترة.