Resumen
Una plantilla de investigación es una definición reutilizable de cómo debe llevarse a cabo un tipo concreto de investigación. Contiene una lista de verificación de pasos, un conjunto de entrevistas sugeridas, métodos predeterminados de análisis de causa raíz, y los roles de equipo que deben participar, de modo que una investigación creada a partir de ella arranca ya estructurada. Este artículo cubre cómo construir una plantilla, cómo completar su lista de verificación y sus entrevistas, y cómo mantener ordenado tu conjunto de plantillas con el tiempo.
Introducción
Sin plantillas, cada investigación empieza de cero y depende de que el investigador recuerde en qué consiste un trabajo minucioso. Dos personas investigando eventos parecidos producen trabajos distintos, se saltan pasos bajo presión de tiempo, y la calidad de una investigación termina reflejando quién la tomó y no qué ocurrió.
Una plantilla codifica la práctica de tu organización una sola vez para que se aplique siempre. Las construyen los Admin y los Super Admin, normalmente reflejando cómo ya trabaja el equipo de seguridad en lugar de inventar un proceso nuevo. Las plantillas también permiten graduar el esfuerzo según el evento: una revisión breve para una observación menor, un protocolo minucioso para una lesión grave.
Conceptos clave
- Plantilla: la definición guardada que se aplica a una nueva investigación, aportando su lista de verificación inicial, entrevistas sugeridas, métodos de análisis predeterminados, y roles de equipo predeterminados.
- Elemento de la lista de verificación: un paso de la lista de la plantilla, con texto descriptivo y una marca que indica si es obligatorio u opcional. Los elementos aparecen en las investigaciones en el orden en que se agregaron.
- Entrevista sugerida: una indicación que describe con quién hay que hablar y qué cubrir, registrada como un tipo de entrevistado y una descripción.
- Métodos RCA predeterminados: los enfoques de análisis de causa raíz preseleccionados para las investigaciones que usan esta plantilla. Los investigadores pueden cambiarlos al crear la investigación.
- Roles de equipo predeterminados: los roles que conforman el equipo de investigación por defecto. La composición del equipo se puede ajustar una vez que la investigación existe.
- Active: si la plantilla puede elegirse al crear una nueva investigación. Las plantillas inactivas quedan ocultas en esa elección pero siguen vinculadas a las investigaciones que ya las usan.
Pasos a seguir
Abre la configuración de Investigation Templates
Inicia sesión como Admin o Super Admin, abre Settings, luego el grupo Workflows, y luego Investigation Templates. La página lista tus plantillas existentes con su estado.
Leyenda: Inicia sesión como Admin o Super Admin, abre Settings, luego el grupo Workflows, y luego Investigation Templates.
Crea una plantilla y define sus datos
Selecciona + Create Template y completa los datos.
Ponle un Name, que es obligatorio, y haz que describa el alcance y no la categoría, ya que es lo que un investigador elige bajo presión de tiempo. Usa la Description para explicar cuándo debe elegirse esta plantilla y en qué se diferencia de las demás; es el campo que evita que dos plantillas parecidas se usen indistintamente.
Elige un Incident Type si la plantilla está pensada para uno, de modo que pueda sugerirse cuando se cree una investigación a partir de un incidente que coincida. Déjalo en blanco para que la plantilla esté disponible para cualquier tipo de incidente.
Selecciona los Default RCA Methods que quieras preseleccionar y los Default Team Roles que deben formar el equipo de investigación. Ambos son puntos de partida y no restricciones, y los investigadores pueden cambiarlos.
Define Active para controlar si la plantilla puede seleccionarse al crear una investigación.
Leyenda: Selecciona + Create Template y completa los datos.
Construye la lista de verificación
Los elementos de la lista de verificación son los pasos que se precargarán en cada investigación que use esta plantilla, así que en esta sección está la mayor parte del valor de la plantilla.
En la sección Checklist Items, escribe la descripción del elemento en el campo de texto, marca la casilla Required si el paso es obligatorio y no opcional, y selecciona Add. Repite con cada paso. Los elementos aparecen en las investigaciones en el orden en que los agregas, así que agrégalos en el orden en que deben ejecutarse. Para quitar uno, usa el icono de eliminación que está a su lado.
Escribe cada elemento como una acción concreta y no como un tema. "Entrevistar a todos los testigos" le dice al investigador qué hacer; "Testigos" no. Cuando el momento importe, ponlo en el texto, porque un paso que debe ocurrir en el primer día es una instrucción distinta del mismo paso sin plazo.
Agrega entrevistas sugeridas
La sección Suggested Interviews registra con quién hay que hablar. Para cada una, escribe el Interviewee Type, es decir el rol de la persona o su relación con el evento, y una Description que explique qué debe cubrir esa conversación. Selecciona Add para guardarla, y usa el icono de eliminación para quitar una entrada.
Esta sección se gana su lugar en eventos complejos, donde las personas que vale la pena entrevistar van más allá del testigo obvio e incluyen a un supervisor, a un operador de equipo, o a quien hizo el último mantenimiento de lo que falló.
Edita una plantilla y entiende qué cambia
Selecciona el icono de edición junto a una plantilla, haz tus cambios, y confirma para guardar.
Editar una plantilla no cambia las investigaciones que ya la usan. Solo las investigaciones creadas después reflejan tu edición. Esto protege el trabajo en curso de que se mueva bajo los pies de quien lo hace, y también significa que corregir un error en una plantilla no corrige las investigaciones que ya lo heredaron, que habrá que atender una por una.
Duplica una plantilla
Para construir una variante, usa el icono de duplicar. La copia lleva los mismos elementos de lista de verificación y los mismos ajustes, y llega con el mismo nombre, así que renómbrala de inmediato para no tener dos plantillas con nombre idéntico en la lista de selección. Duplicar es la forma eficiente de crear una versión más pesada y otra más ligera del mismo proceso sin rehacer a mano una lista larga.
Retira una plantilla sin perder el historial
Usa el interruptor de estado en la fila de una plantilla para desactivarla. Deja de aparecer cuando alguien crea una investigación nueva, pero sigue vinculada a las investigaciones que ya la usan, de modo que su historial queda intacto y legible.
Desactivar es casi siempre mejor que eliminar. Una plantilla que se ha usado forma parte del registro de cómo se llevaron a cabo esas investigaciones.
Mantén el conjunto lo bastante pequeño como para poder elegir
Empieza con dos o tres plantillas: una revisión ligera para cuasi accidentes, una investigación estándar para lesiones, y un protocolo más completo para eventos graves. Agrega más solo cuando aparezca un hueco real.
Una lista corta se usa correctamente. Una larga convierte la primera decisión de cada investigación en un juicio de valor, y la gente responde eligiendo siempre la misma plantilla sin importar si encaja.
Conclusión
Una buena plantilla captura lo que tu equipo ya sabe sobre llevar bien una investigación y lo aplica de forma consistente. Nómbrala por su alcance, escribe los elementos de la lista como acciones concretas en el orden en que deben ocurrir, usa las entrevistas sugeridas para señalar más allá del testigo obvio, y mantén el conjunto activo lo bastante corto como para que elegir sea fácil. Recuerda que las ediciones alcanzan solo a las investigaciones futuras, y retira plantillas desactivándolas en lugar de borrarlas para que el registro del trabajo pasado siga intacto.