Resumen
Las notificaciones regulatorias en la Safety App son las notificaciones requeridas y sensibles al tiempo que debes enviar a un organismo regulador cuando ocurre un incidente que cumple ciertas condiciones. Cuando se reporta un evento grave, la Safety App abre una ventana de notificación vinculada al incidente y rastrea el reloj regulatorio para que el plazo no se escape. Este artículo explica cómo encontrar, trabajar, y cerrar estas notificaciones para que tu organización se mantenga en cumplimiento.
Introducción
Una notificación regulatoria es una obligación impulsada por eventos que se abre cuando se registra un incidente calificante, como una lesión grave, en la Safety App. A diferencia de una publicación anual fija, este tipo de obligación se activa por el evento mismo y a menudo se abre dentro de las horas siguientes al evento, razón por la cual la Safety App la trata como un reloj en marcha en lugar de una tarea única.
Los directores de seguridad, los gerentes de seguridad, y los gerentes de sitio usan las notificaciones regulatorias para asegurarse de que las notificaciones requeridas lleguen a la autoridad correcta a tiempo. Un director de seguridad en la sede puede ver las ventanas de notificación en todos los sitios, mientras que un gerente de sitio ve solo las que pertenecen a su propia ubicación.
Conceptos clave
- Notificación regulatoria: Una notificación requerida a un organismo regulador que se abre cuando se registra un incidente calificante, rastreada como un plazo hasta que se cumple y se cierra.
- Reloj regulatorio: La cuenta regresiva que la Safety App rastrea para un incidente calificante, mostrada en la pestaña Compliance del incidente para que siempre sepas cuánto tiempo queda.
- Incidente calificante: Un evento grave que activa una ventana de notificación. El incidente mismo abre la obligación, así que está vinculado directamente al registro subyacente.
- Ventana de notificación: La ventana impulsada por eventos que se abre después de un evento grave, a veces dentro de horas, y permanece abierta en el calendario hasta que se cierra.
- Registro fuente vinculado: Cada notificación se vincula de vuelta al incidente que la generó, de modo que un clic te lleva del plazo al incidente subyacente.
- Evidencia para cerrar: Cada obligación define qué evidencia se necesita para cerrarla, quién es su responsable, y qué requiere cerrarla.
- Recordatorios: Cada notificación lleva recordatorios a 30 días, 7 días, y el día del vencimiento, notificando al responsable y mostrando el plazo en el panel ejecutivo.
- Visibilidad delimitada por rol: Lo que puedes ver depende de tu rol, así que un director de seguridad ve todos los sitios mientras que un gerente de sitio ve solo las obligaciones de su ubicación.
Pasos a seguir
Confirma el incidente calificante y su reloj regulatorio
Comienza desde el incidente que activó la obligación. Abre la pestaña Compliance del incidente, que indica si el evento está sujeto a requisitos regulatorios y muestra el reloj regulatorio del incidente. Aquí es donde confirmas que se requiere una notificación y ves cuánto tiempo queda antes de que venza.
Encuentra la ventana de notificación en el Calendario de Cumplimiento
Abre el Calendario de Cumplimiento para ver la notificación como un plazo impulsado por eventos. Cuando un evento grave abre una ventana de notificación, ese plazo aparece en el calendario junto a tus otras obligaciones y se lleva hasta su cierre. Cambia a vista de lista para clasificar los plazos próximos por fecha, o usa vista semanal para enfocarte en los próximos siete días.
Leyenda: Abre el Calendario de Cumplimiento para ver la notificación como un plazo impulsado por eventos.
Filtra a las notificaciones que te corresponden
Usa los filtros del calendario para reducir por categoría, ubicación, o responsable, para que veas solo las notificaciones sobre las que debes actuar. Tu rol determina el alcance: un director de seguridad ve las ventanas de notificación en todos los sitios, mientras que un gerente de sitio ve solo las ventanas de su propia ubicación.
Abre la notificación para ver qué requiere
Haz clic en el plazo para abrir la obligación completa. La vista de detalle muestra qué es la notificación, quién es su responsable, qué evidencia se necesita para cerrarla, y el enlace de vuelta al incidente que la generó. Usa ese enlace para saltar directamente al incidente fuente cuando necesites más contexto antes de notificar a la autoridad.
Envía la notificación requerida al organismo regulador
Envía la notificación requerida al organismo regulador dentro de la ventana mostrada en el reloj regulatorio. Debido a que estas obligaciones son sensibles al tiempo y pueden abrirse dentro de horas de un evento grave, actúa tan pronto como se abra la ventana en lugar de esperar el recordatorio final.
Cierra la notificación con su evidencia
Una vez que hayas cumplido la obligación, ciérrala y adjunta la evidencia que define la obligación. Cerrarla registra que la notificación se completó y la elimina de la lista de plazos abiertos, manteniendo el calendario como una imagen precisa de lo que aún necesita atención.
Confía en los recordatorios para que nada se escape
No tienes que vigilar cada fecha manualmente. Cada notificación envía recordatorios a 30 días, 7 días, y el día del vencimiento, enviando un correo al responsable y mostrando el plazo en el panel ejecutivo para que todo el equipo se mantenga al tanto hasta que la obligación se cierre.
Conclusión
Las notificaciones regulatorias le permiten a tu equipo de seguridad cumplir con las notificaciones requeridas y sensibles al tiempo sin perder de vista el reloj. Al confirmar la obligación en la pestaña Compliance del incidente, trabajar la ventana desde el Calendario de Cumplimiento, enviar la notificación a tiempo, y cerrarla con evidencia, mantienes tu reporte regulatorio oportuno, rastreable, y defendible.