Resumen
Esta guía explica cómo acceder, crear y personalizar el Activation Status and Course Status by Groups Report, incluyendo la configuración de plantillas, las opciones de generación, y casos de uso prácticos para analizar el estado de activación de licencias de usuario y el estado de finalización de cursos agrupados por departamento.
Introducción
El Activation Status and Course Status by Groups Report proporciona un análisis del estado de activación de licencias de usuario y el estado de finalización de cursos agrupados por departamento. El informe muestra métricas de activación (Activated, Not Active, Total, Activation Rate) y métricas específicas de cursos (Passed, Not Completed, Total, Completion Rate) para las listas de cursos o cursos seleccionados. Ya sea que necesites monitorear la adopción de licencias, rastrear las tasas de finalización de cursos por departamento, o analizar la efectividad de la capacitación en todos los grupos, este informe proporciona los datos que necesitas. Para una descripción general completa de la sección Reports, consulta Reports: An Overview of the Reports Section in LMS.
Pasos a Seguir
Cómo Crear una Plantilla Personalizada de Activation Status and Course Status by Groups Report
La pestaña Report Generation contiene plantillas predefinidas que vienen con tu KnowledgeCity LMS, junto con cualquier plantilla personalizada que hayas creado anteriormente. Si la plantilla predeterminada de Activation Status and Course Status cumple con tus necesidades, puedes ejecutarla directamente. Para crear una nueva plantilla personalizada con campos y ajustes específicos, sigue los pasos a continuación.
- Ve a Reports > New Report Template.
- En el menú desplegable Report type, selecciona Activation status and course status by groups report.
Cuando seleccionas Activation Status and Course Status by Groups como tipo de informe, el sistema completa automáticamente los campos predeterminados, junto con el nombre de plantilla, idioma, descripción y estilo de título predeterminados, todos los cuales puedes personalizar según tus necesidades.
- Configura tu plantilla:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Template name | Especifica un nombre único (por ejemplo, "Department License and Course Status") |
| Template language | Selecciona el idioma preferido para la salida del informe |
| Description | Proporciona una breve descripción (hasta 500 caracteres) para aclarar el propósito del informe |
| Title style | Da formato al título del informe usando negrita, cursiva, subrayado, tamaño de fuente, alineación, y opciones de color de texto y fondo del título |
| Include portal logo | Actívalo para agregar el logo de tu portal a la salida del informe |
Campos Predeterminados en Este Informe
- Department: Nombre del departamento del perfil del usuario, para agrupar usuarios.
- Activated: Número de estudiantes que tienen una o más licencias con estado activated.
- Not Active: Número de estudiantes que tienen una o más licencias con estado assigned pero que aún no han sido activadas.
- Activation Rate: Proporción de estudiantes con licencias activadas respecto al número total de estudiantes en el grupo.
- Passed: Número de estudiantes que vieron y aprobaron el curso del grupo. Esta columna se duplica para cada curso seleccionado.
- Not Completed: Número de estudiantes que no aprobaron el curso (viewed, started, o not started) del grupo. Esta columna se duplica para cada curso seleccionado.
- Total: Número total de estudiantes en el grupo. Esta columna se duplica para cada curso seleccionado.
- Completion Rate: Proporción de estudiantes que aprobaron el curso respecto al número total de estudiantes en el grupo. Esta columna se duplica para cada curso seleccionado.
Puedes modificar estos valores predeterminados o agregar campos adicionales para adaptar el informe a tus necesidades. Para descripciones detalladas de todos los campos disponibles, consulta Report Fields: A Complete Reference Guide for All Reports.
- Personaliza las columnas usando la sección de ajuste de filas:
- Haz clic en Add column para incluir campos adicionales.
- Arrastra y suelta las columnas para reordenarlas si es necesario.
- Haz clic en el botón Edit en cualquier columna para darle formato, estilo, o agregar reglas condicionales.
- Haz clic en el botón Delete para eliminar columnas.
Para instrucciones detalladas sobre la gestión de columnas, consulta Report Templates: How to Manage Columns with Rows Adjustment and Formatting.
- Haz clic en Save template.
Cómo Generar el Activation Status and Course Status by Groups Report
- Ve a Reports > Report Generation.
- Ubica tu plantilla de Activation Status and Course Status by Groups recién creada.
- Haz clic en Run report.
El botón Run report abre una ventana de configuración donde puedes establecer los siguientes parámetros antes de generar el informe:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Group | Selecciona qué grupo de usuarios incluir, o All groups |
| Time Zone | Elige la zona horaria para los cálculos de fechas |
| Select a course list | Elige una o más listas de cursos específicas para incluir en el informe |
| Select a course | Elige uno o más cursos específicos para incluir en el informe |
- Haz clic en Create y ve a la pestaña Reports, ubica tu informe en la parte superior de la lista y haz clic en el botón Download para exportarlo.
Ejemplos de Casos de Uso
- Monitorear la adopción de licencias por departamento: Genera un informe para All groups para ver qué departamentos tienen altas tasas de activación de licencias y cuáles tienen baja adopción. Usa la columna Activation Rate para identificar departamentos que puedan necesitar apoyo adicional.
- Analizar la finalización de cursos entre departamentos: Selecciona cursos específicos para ver cómo se desempeña cada departamento en las tasas de finalización. Usa la columna Completion Rate para comparar la efectividad de la capacitación entre diferentes equipos.
- Identificar departamentos en riesgo: Revisa las columnas Not Active y Not Completed para detectar departamentos con bajas tasas de activación de licencias o bajas tasas de finalización de cursos. Esto ayuda a dirigir iniciativas de mejora.
Notas Importantes
- Agrupación por departamento: El informe agrupa los datos por departamento a partir de los perfiles de usuario, mostrando las métricas de cada departamento en filas separadas.
- Columnas de curso dinámicas: Cada curso seleccionado aparece como cuatro columnas: Passed, Not Completed, Total, y Completion Rate. Si se seleccionan varios cursos, estas columnas se repiten para cada curso.
- Se requiere seleccionar un curso: Debes seleccionar una lista de cursos o cursos específicos para generar la parte del informe correspondiente al estado del curso.
- Métricas de activación: El Activation Rate se calcula como (Activated ÷ Total) × 100 y muestra el porcentaje de usuarios con licencias activadas.
Conclusión
Has aprendido con éxito cómo generar y personalizar el Activation Status and Course Status by Groups Report. Este informe proporciona un análisis completo del estado de activación de licencias de usuario y el estado de finalización de cursos agrupados por departamento. Al crear plantillas personalizadas con los campos que más importan, puedes monitorear de manera eficiente la adopción de licencias, rastrear las tasas de finalización de cursos, y analizar la efectividad de la capacitación en toda tu organización.