Resumen
Los informes programados (de ejecución automática) permiten que una plantilla de informe se genere y se envíe automáticamente según un programa recurrente, en lugar de ejecutarla manualmente cada vez. Habilitas una plantilla de informe en la sección Group manager settings de un grupo y eliges con qué frecuencia se ejecuta, de modo que el gestor asignado recibe datos de progreso actualizados sin esfuerzo manual.
Introducción
Los informes programados (de ejecución automática) vinculan una plantilla de informe a un grupo de usuarios, de modo que el informe se genera automáticamente con una frecuencia establecida y se envía por correo electrónico al gestor del grupo. Esto elimina la necesidad de abrir Reports y ejecutar el mismo informe una y otra vez, lo cual es especialmente valioso para necesidades recurrentes de cumplimiento, progreso y seguimiento de tareas atrasadas.
Esta función la utilizan administradores y gestores de grupo que supervisan la capacitación de un grupo de estudiantes. Resuelve el problema de la generación de informes manual y repetitiva: en lugar de recordar generar una exportación semanal de progreso, configuras el grupo una vez y el informe se produce y se entrega según el programa.
Conceptos clave
- Group manager settings: el área dentro de la pestaña Settings de un grupo de usuarios donde asignas un gestor y activas los informes automatizados que se entregarán a ese gestor. Los informes automatizados no pueden entregarse hasta que se asigne un gestor de grupo.
- Plantilla de informe (Report template): una definición de informe predefinida o personalizada (creada en
Reports) que determina qué campos y diseño utiliza el informe de ejecución automática. Seleccionas esta plantilla al habilitar la entrega programada para que el sistema sepa qué generar. - Send group progress report to manager: el interruptor que activa la generación y entrega automáticas del informe de progreso del grupo al gestor asignado de forma recurrente.
- Reporting frequency: con qué frecuencia se ejecuta el informe programado, elegida en una lista desplegable de frecuencia como Daily, Weekly o Monthly.
- Send overdue reports to group manager: un interruptor relacionado que envía automáticamente al gestor un informe recurrente de los estudiantes que han incumplido las fechas límite de sus asignaciones.
- Send copy to: un campo donde introduces direcciones de correo electrónico adicionales de destinatarios (separadas por comas) para que otras personas, además del gestor del grupo, también reciban cada informe programado.
Pasos a seguir
Preparar una plantilla de informe
Antes de programar, asegúrate de que el informe que quieres ejecutar automáticamente exista como plantilla. Las plantillas predefinidas vienen incluidas con tu cuenta, y puedes construir las tuyas propias en Reports. Las plantillas disponibles para la generación de informes de grupo programados incluyen opciones como All Courses, Activity by Courses, Students Progress Info y Course List Status Report. Elige o crea la plantilla que contenga los campos que quieres entregar según el programa.
Abrir la pestaña Settings del grupo
Ve a tu grupo de usuarios y abre su página de detalles. En la parte superior de la página, haz clic en la pestaña Settings. Esta pestaña controla las propiedades administrativas del grupo, incluido quién lo gestiona y qué informes automatizados entrega.
Asignar un gestor de grupo
En Group manager settings, asigna o confirma el gestor principal responsable de este grupo. Este paso es obligatorio: sin un gestor de grupo asignado, los informes y alertas automatizados no pueden entregarse, por lo que el informe programado no tendría destinatario.
Habilitar el informe de progreso programado
Activa el interruptor Send group progress report to manager. Al habilitarlo, se activa la entrega recurrente del informe de progreso del grupo al gestor asignado.
Elegir la plantilla de informe y la frecuencia
Con la entrega programada habilitada, selecciona la Report template que quieres que el sistema ejecute automáticamente. Luego usa la lista desplegable de frecuencia para establecer con qué frecuencia debe ejecutarse, eligiendo un valor como Daily, Weekly o Monthly. El informe ahora se generará y enviará según ese ritmo sin ninguna acción manual.
Añadir destinatarios adicionales (opcional)
Si otras personas además del gestor del grupo deben recibir también el informe, introduce sus direcciones de correo electrónico en el campo Send copy to, separando varias direcciones con comas. Cada ejecución programada se entregará a estos destinatarios además de al gestor.
Programar opcionalmente informes de tareas atrasadas
Para hacer seguimiento automático también de los plazos incumplidos, activa el interruptor Send overdue reports to group manager. Esto envía al gestor un informe recurrente que enumera a los usuarios que incumplieron las fechas límite de sus asignaciones. Puedes añadir más destinatarios aquí usando su propio campo Send copy to.
Guardar tus cambios
Confirma tus selecciones en la pestaña Settings para que el grupo conserve su configuración de programación. A partir de este momento, el informe elegido se ejecuta automáticamente con la frecuencia que estableciste y se entrega al gestor y a cualquier destinatario en copia.
Conclusión
Al habilitar una plantilla de informe en la sección Group manager settings de un grupo y elegir una frecuencia de generación de informes, conviertes un informe puntual en una entrega recurrente y sin intervención manual. Una vez que se asigna un gestor de grupo y se guarda el programa, KnowledgeCity genera y envía el informe automáticamente, manteniendo a los gestores informados sobre el progreso de los estudiantes y las tareas atrasadas sin trabajo manual continuo.