Resumen
Esta guía explica cómo acceder, crear y personalizar el Assigned Licenses Report, incluyendo la configuración de plantillas, las opciones de generación, y casos de uso prácticos para monitorear la distribución de licencias y los detalles de suscripción durante un período de tiempo seleccionado.
Introducción
El Assigned Licenses Report proporciona detalles de la suscripción de la cuenta por licencia durante un período de tiempo seleccionado. El informe se puede filtrar por suscripción(es) específica(s) y por rango de fechas para las asignaciones de licencias. Ya sea que necesites rastrear el uso de licencias, monitorear los vencimientos de suscripciones, o auditar las asignaciones de licencias, este informe te proporciona los datos que necesitas. Para una descripción general completa de la sección Reports, consulta Reports: An Overview of the Reports Section in LMS.
Pasos a Seguir
Cómo Crear una Plantilla Personalizada de Assigned Licenses Report
La pestaña Report Generation contiene plantillas predefinidas que vienen con tu KnowledgeCity LMS, junto con cualquier plantilla personalizada que hayas creado anteriormente. Si la plantilla predeterminada de Assigned Licenses cumple con tus necesidades, puedes ejecutarla directamente. Para crear una nueva plantilla personalizada con campos y ajustes específicos, sigue los pasos a continuación.
- Ve a Reports > New Report Template.
- En el menú desplegable Report type, selecciona Assigned Licenses Report.
Cuando seleccionas Assigned Licenses como tipo de informe, el sistema completa automáticamente los campos predeterminados, junto con el nombre de plantilla, idioma, descripción y estilo de título predeterminados, todos los cuales puedes personalizar según tus necesidades.
- Configura tu plantilla:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Template name | Especifica un nombre único (por ejemplo, "Q1 License Distribution Report") |
| Template language | Selecciona el idioma preferido para la salida del informe |
| Description | Proporciona una breve descripción (hasta 500 caracteres) para aclarar el propósito del informe |
| Title style | Da formato al título del informe usando negrita, cursiva, subrayado, tamaño de fuente, alineación, y opciones de color de texto y fondo del título |
| Include portal logo | Actívalo para agregar el logo de tu portal a la salida del informe |
Campos Predeterminados en Este Informe
- Date of Birth: La fecha de nacimiento del usuario.
- License Status: Estado actual de la licencia (Activated, Assigned, Expired, etc.).
- License assigned date: Fecha en que la licencia se asignó al usuario.
- License Activation Date: Fecha en que la licencia se activó.
- Subscription name: Nombre de la suscripción asociada a la licencia del usuario.
- License ID: Identificador único generado por el sistema para la licencia asignada al usuario.
- Expiration Date: Fecha en que la licencia del usuario vencerá y se revocará el acceso.
- End Date: Fecha de finalización de la validez de la suscripción o licencia.
Puedes modificar estos valores predeterminados o agregar campos adicionales para adaptar el informe a tus necesidades. Para descripciones detalladas de todos los campos disponibles, consulta Report Fields: A Complete Reference Guide for All Reports.
- Personaliza las columnas usando la sección de ajuste de filas:
- Haz clic en Add column para incluir campos adicionales.
- Arrastra y suelta las columnas para reordenarlas si es necesario.
- Haz clic en el botón Edit en cualquier columna para darle formato, estilo, o agregar reglas condicionales.
- Haz clic en el botón Delete para eliminar columnas.
Para instrucciones detalladas sobre la gestión de columnas, consulta Report Templates: How to Manage Columns with Rows Adjustment and Formatting.
- Haz clic en Save template.
Cómo Generar el Assigned Licenses Report
- Ve a Reports > Report Generation.
- Ubica tu plantilla de Assigned Licenses recién creada.
- Haz clic en Run report.
El botón Run report abre una ventana de configuración donde puedes establecer los siguientes parámetros antes de generar el informe:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Time Zone | Elige la zona horaria para los cálculos de fechas |
| Subscription | Selecciona All Subscriptions o una suscripción específica sobre la cual generar el informe |
| Date start / Date end | Establece el período del informe para las asignaciones de licencias |
- Haz clic en Create y ve a la pestaña Reports, ubica tu informe en la parte superior de la lista y haz clic en el botón Download para exportarlo.
Ejemplos de Casos de Uso
- Monitorear el uso de licencias: Genera un informe para una suscripción específica para ver a qué usuarios se les han asignado licencias, su estado de activación, y las fechas de asignación. Úsalo para rastrear la utilización de licencias en toda tu organización.
- Rastrear vencimientos próximos: Revisa la columna Expiration Date para identificar las licencias que están por vencer. Esto ayuda con la planificación proactiva de renovación de licencias.
- Auditar las asignaciones de licencias para el cumplimiento: Genera un informe con filtros de rango de fechas para ver todas las licencias asignadas durante un período específico. Úsalo para auditorías de cumplimiento o informes de presupuesto.
Notas Importantes
- Filtro de suscripción: El menú desplegable Subscription te permite seleccionar All Subscriptions o una suscripción específica para reducir el alcance del informe.
- Filtro de rango de fechas: Los filtros Date start y Date end se aplican a la fecha de asignación de la licencia, mostrando solo las licencias asignadas dentro del período seleccionado.
- Valores del License Status: License Status puede ser Activated (la licencia está activa), Assigned (la licencia está asignada pero aún no activada), o Expired (la licencia ha vencido).
- License ID: Este es un identificador único del sistema para cada licencia asignada, útil para rastrear licencias individuales.
Conclusión
Has aprendido con éxito cómo generar y personalizar el Assigned Licenses Report. Este informe proporciona información detallada sobre la distribución de licencias y los detalles de suscripción durante un período de tiempo seleccionado, incluyendo el estado de la licencia, las fechas de asignación, las fechas de activación, y la información de vencimiento. Al crear plantillas personalizadas con los campos que más importan, puedes monitorear de manera eficiente el uso de licencias, rastrear los vencimientos, y auditar las asignaciones de licencias.