Resumen
Esta guía explica cómo acceder, crear y personalizar el Events and Instructors Report, incluyendo la configuración de plantillas, las opciones de generación, y casos de uso prácticos para rastrear clases con instructor y la asistencia a eventos filtrada por curso e instructor.
Introducción
El Events and Instructors Report proporciona detalles de los eventos de las clases tipo curso por cada asistente, filtrado por instructor. El informe se puede filtrar por curso(s) específico(s) e instructor(es) específico(s). Ya sea que necesites rastrear la asistencia de instructores específicos, monitorear la participación en eventos, o analizar el estado de registro en todos los cursos, este informe proporciona los datos que necesitas. Para una descripción general completa de la sección Reports, consulta Reports: An Overview of the Reports Section in LMS.
Pasos a Seguir
Cómo Crear una Plantilla Personalizada de Events and Instructors Report
La pestaña Report Generation contiene plantillas predefinidas que vienen con tu KnowledgeCity LMS, junto con cualquier plantilla personalizada que hayas creado anteriormente. Si la plantilla predeterminada de Events and Instructors cumple con tus necesidades, puedes ejecutarla directamente. Para crear una nueva plantilla personalizada con campos y ajustes específicos, sigue los pasos a continuación.
- Ve a Reports > New Report Template.
- En el menú desplegable Report type, selecciona Events and Instructors Report.
Cuando seleccionas Events and Instructors como tipo de informe, el sistema completa automáticamente los campos predeterminados, junto con el nombre de plantilla, idioma, descripción y estilo de título predeterminados, todos los cuales puedes personalizar según tus necesidades.
- Configura tu plantilla:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Template name | Especifica un nombre único (por ejemplo, "Code of Conduct Event Report") |
| Template language | Selecciona el idioma preferido para la salida del informe |
| Description | Proporciona una breve descripción (hasta 500 caracteres) para aclarar el propósito del informe |
| Title style | Da formato al título del informe usando negrita, cursiva, subrayado, tamaño de fuente, alineación, y opciones de color de texto y fondo del título |
| Include portal logo | Actívalo para agregar el logo de tu portal a la salida del informe |
Campos Predeterminados en Este Informe
- Course ID: Identificador único del curso en el LMS.
- Course Name: Nombre oficial del curso.
- First Name: El primer nombre del usuario.
- Last Name: El apellido del usuario.
- Employee ID: Número de identificación único del empleado, si está configurado.
- National Id: Número de identificación nacional del usuario.
- Event Date: Fecha programada del evento con instructor.
- Event Time: Hora de inicio programada del evento.
- Event End Date: Fecha y hora en que finaliza el evento de la clase.
- Access Request Date: Fecha en que el usuario solicitó acceso a la clase.
- Request Approver Email: Correo del aprobador de la solicitud (sin importar si está pending, approved, o rejected).
- Event Instructor: Nombre completo del instructor del evento.
- User Registration Status: Estado de registro actual (pending / approved / rejected).
Puedes modificar estos valores predeterminados o agregar campos adicionales para adaptar el informe a tus necesidades. Para descripciones detalladas de todos los campos disponibles, consulta Report Fields: A Complete Reference Guide for All Reports.
- Personaliza las columnas usando la sección de ajuste de filas:
- Haz clic en Add column para incluir campos adicionales.
- Arrastra y suelta las columnas para reordenarlas si es necesario.
- Haz clic en el botón Edit en cualquier columna para darle formato, estilo, o agregar reglas condicionales.
- Haz clic en el botón Delete para eliminar columnas.
Para instrucciones detalladas sobre la gestión de columnas, consulta Report Templates: How to Manage Columns with Rows Adjustment and Formatting.
- Haz clic en Save template.
Cómo Generar el Events and Instructors Report
- Ve a Reports > Report Generation.
- Ubica tu plantilla de Events and Instructors recién creada.
- Haz clic en Run report.
El botón Run report abre una ventana de configuración donde puedes establecer los siguientes parámetros antes de generar el informe:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Time Zone | Elige la zona horaria para los cálculos de fechas |
| Include archived courses | Actívalo para incluir cursos que ya no están activos |
| Courses | Selecciona All Courses o un curso específico sobre el que generar el informe |
| Instructor | Selecciona All Instructors o un instructor específico de un curso |
- Haz clic en Create y ve a la pestaña Reports, ubica tu informe en la parte superior de la lista y haz clic en el botón Download para exportarlo.
Ejemplos de Casos de Uso
- Rastrear la asistencia por instructor: Selecciona un instructor específico para ver todos los eventos que ha impartido y qué usuarios asistieron. Úsalo para medir la efectividad del instructor o rastrear la carga de enseñanza.
- Monitorear el estado de registro de eventos: Revisa la columna User Registration Status para identificar a los usuarios que están pending, approved, o rejected para eventos de clase. Esto ayuda a gestionar listas de espera y límites de capacidad.
- Auditar la capacitación con instructor: Genera un informe para All Courses y All Instructors para obtener una imagen completa de todos los eventos de capacitación con instructor, la asistencia, y el estado de registro en toda tu organización.
Notas Importantes
- Filtro de instructor: El menú desplegable Instructor te permite filtrar eventos por un instructor específico o ver a todos los instructores. Esta es la diferencia clave con el Classes Attendance Report.
- Filtro de curso: Puedes seleccionar All Courses o curso(s) específico(s) para reducir el informe a los programas de capacitación relevantes.
- Valores de estado de registro: User Registration Status puede ser Pending (esperando aprobación), Approved (permiso otorgado), o Rejected (permiso denegado).
- Detalles del evento: El informe incluye la fecha, hora, y fecha de finalización del evento, información del instructor, y detalles de la solicitud de acceso para cada asistente.
Conclusión
Has aprendido con éxito cómo generar y personalizar el Events and Instructors Report. Este informe proporciona información detallada sobre los eventos de clases con instructor, incluyendo los detalles de los asistentes, los horarios de los eventos, y el estado de registro, con la capacidad de filtrar por instructores específicos. Al crear plantillas personalizadas con los campos que más importan, puedes rastrear de manera eficiente la capacitación con instructor, monitorear la asistencia, y gestionar los registros de eventos.