Resumen
El seguimiento de certificaciones en la Safety App te permite registrar certificaciones junto con sus fechas de vencimiento y recibir alertas automáticas de recertificación antes de que venzan. Ofrece a los equipos un solo lugar para ver qué certificaciones están vigentes, cuáles se acercan a su vencimiento y cuáles necesitan renovarse. Esto ayuda a las organizaciones a mantenerse en cumplimiento y a evitar vacíos en las calificaciones requeridas.
Introducción
El seguimiento de certificaciones es una función de la Safety App que mantiene un registro de las certificaciones que posee tu organización y monitorea cuándo vence cada una. La utilizan los administradores de seguridad y cumplimiento que necesitan asegurar que las calificaciones requeridas permanezcan vigentes, así como los gerentes y los propios titulares responsables de mantener sus certificaciones actualizadas.
El problema que resuelve es simple pero crítico: las certificaciones vencen en silencio. Sin un sistema establecido, una calificación vencida a menudo se descubre solo después de que ya ha causado un vacío de cumplimiento. Al almacenar las fechas de vencimiento y emitir alertas de recertificación con anticipación, esta función convierte las renovaciones en una tarea programada y proactiva en lugar de una carrera de último momento.
Conceptos clave
- Certificación: Una calificación o credencial registrada en la Safety App, que representa una competencia o autorización que debe permanecer vigente con el tiempo.
- Fecha de vencimiento: La fecha en que una certificación deja de ser válida. Esta fecha determina cuándo el sistema considera una certificación vigente, por vencer o vencida.
- Recertificación: El proceso de renovar una certificación antes o después de su fecha de vencimiento para que el titular siga estando calificado.
- Alerta de recertificación automática: Una notificación automática generada antes de una fecha de vencimiento para impulsar la renovación antes de que la certificación venza.
- Momento de la alerta: El período previo al vencimiento durante el cual se envían las alertas, para que los destinatarios tengan tiempo suficiente para completar la renovación.
- Estado de la certificación: El estado actual de una certificación derivado de su fecha de vencimiento, como vigente, por vencer o vencida.
Pasos a seguir
Agrega una certificación y su fecha de vencimiento
Abre el área de seguimiento de certificaciones en la Safety App y agrega un registro de certificación. Ingresa los detalles de la certificación y define su fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento es el campo clave que usa el sistema para calcular el estado y programar las alertas de recertificación, así que asegúrate de que refleje la fecha real en que vence la certificación.
Leyenda: Abre el área de seguimiento de certificaciones en la Safety App y agrega un registro de certificación.
Revisa el estado de las certificaciones
Usa la vista de seguimiento para ver las certificaciones registradas y su estado actual respecto a sus fechas de vencimiento. Esto te permite identificar rápidamente cuáles certificaciones están vigentes, cuáles se acercan a su vencimiento y cuáles ya vencieron, para que puedas priorizar las renovaciones.
Leyenda: Usa la vista de seguimiento para ver las certificaciones registradas y su estado actual respecto a sus fechas de vencimiento.
Recibe alertas automáticas de recertificación
Antes de que una certificación llegue a su fecha de vencimiento, el sistema emite automáticamente una alerta de recertificación. Estas alertas están pensadas para darte tiempo de anticipación para iniciar el proceso de renovación antes de que la certificación venza, para que no tengas que vigilar manualmente cada fecha de vencimiento.
Actúa sobre una alerta y recertifica
Cuando recibas una alerta de recertificación, sigue el proceso de renovación de tu organización para completar la recertificación. Después de renovar la certificación, actualiza su registro con la nueva fecha de vencimiento para que la vista de seguimiento refleje el estado actual y las futuras alertas se programen a partir de la nueva fecha.
Conclusión
El seguimiento de certificaciones ayuda a tu organización a mantener vigentes las calificaciones requeridas, registrando las fechas de vencimiento y enviando alertas de recertificación antes de que las certificaciones venzan. Al mantener precisas las fechas de vencimiento y actuar con prontitud sobre las alertas, puedes mantener el cumplimiento y evitar vacíos innecesarios en las certificaciones de tu equipo.