Resumen
El Calendario de Cumplimiento en la Safety App es un cronograma compartido de plazos regulatorios, notificaciones OSHA, y obligaciones de seguridad recurrentes. Le da al equipo de seguridad un solo lugar para ver cada plazo próximo, quién es su responsable, y cuándo vence. Esto ayuda a las organizaciones a adelantarse a las fechas de cumplimiento en lugar de correr para cumplirlas.
Introducción
El Calendario de Cumplimiento es una función de la Safety App que trata el cumplimiento como un reloj. Las obligaciones fijas, como la publicación del OSHA 300A el 1 de febrero, y las ventanas impulsadas por eventos, como una notificación OSHA que se abre horas después de un evento grave, viven todas en un calendario compartido para que nada se escape.
Lo usan los directores de seguridad, los gerentes de seguridad, y los gerentes de sitio. Un director de seguridad en la sede ve todos los sitios, mientras que un gerente de sitio ve solo los plazos que pertenecen a su propia ubicación. El resultado es un cronograma proactivo que mantiene a todo el equipo alineado sobre qué vence y cuándo.
Conceptos clave
- Obligación de cumplimiento: Un requisito recurrente o impulsado por eventos rastreado en el calendario, como una publicación anual, una capacitación mensual, un simulacro trimestral, o una ventana de notificación OSHA.
- Codificación por colores de categoría: Cada plazo tiene un código de color por categoría para que puedas leer el calendario de un vistazo.
- Registro de la obligación: Cada elemento del calendario lleva un título, un tipo de evento, una fecha de vencimiento, un estado, un responsable asignado, y una descripción.
- Recurrencia automática: Cuando cierras un plazo recurrente, la siguiente ocurrencia se abre automáticamente en el calendario.
- Recordatorios: Cada elemento lleva recordatorios a 30 días, 7 días, y el día del vencimiento, notificando al responsable y mostrando el plazo en el panel ejecutivo.
Pasos a seguir
Abre el calendario y elige una vista
Abre el Calendario de Cumplimiento, que comienza con una cuadrícula mensual con cada plazo visible y codificado por colores según la categoría. Cambia a vista semanal para enfocarte en los próximos siete días inmediatos, o cambia a vista de lista para ver cada plazo próximo clasificado por fecha.
Leyenda: Abre el Calendario de Cumplimiento, que comienza con una cuadrícula mensual con cada plazo visible y codificado por colores según la categoría.
Filtra a lo que te corresponde
Usa los filtros para reducir el calendario por categoría, ubicación, o responsable. Lo que puedes ver depende de tu rol: un director de seguridad en la sede ve todos los sitios, mientras que un gerente de sitio ve solo los plazos de su ubicación.
Leyenda: Usa los filtros para reducir el calendario por categoría, ubicación, o responsable.
Consulta el registro completo de cada obligación
Cambia a vista de lista para leer el registro completo de cada obligación en un solo lugar. Cada fila muestra el título, el tipo de evento, la fecha de vencimiento, el estado, el responsable asignado, y la recurrencia, ordenadas por fecha de vencimiento y con las fechas vencidas en rojo.
Leyenda: Cambia a vista de lista para leer el registro completo de cada obligación en un solo lugar.
Cierra un plazo recurrente
Cuando hayas cumplido una obligación, ciérrala. Para los plazos recurrentes, esto se renueva automáticamente: por ejemplo, cerrar la publicación del OSHA 300A de este año abre automáticamente la ventana del próximo año en el calendario, de modo que el cronograma se mantiene actualizado sin reingreso manual.
Rastrea las ventanas de notificación impulsadas por eventos
Los plazos de notificación activados por incidentes graves también aparecen en el calendario. Cuando un evento grave abre una ventana de notificación OSHA, el calendario lleva ese plazo hasta su cierre junto con tus obligaciones recurrentes.
Confía en los recordatorios
No tienes que vigilar cada fecha manualmente. Cada elemento envía recordatorios a 30 días, 7 días, y el día del vencimiento, enviando un correo al responsable y mostrando el plazo en el panel ejecutivo para que todo el equipo se mantenga al tanto.
Conclusión
El Calendario de Cumplimiento mantiene a tu equipo de seguridad al frente de cada plazo regulatorio y de cumplimiento, reuniendo las obligaciones recurrentes y las ventanas de notificación impulsadas por eventos en una sola vista filtrable y codificada por colores. Al elegir la vista correcta, filtrar a lo que te corresponde, leer el registro completo de cada obligación, y dejar que la recurrencia y los recordatorios hagan el trabajo rutinario, puedes convertir el cumplimiento en una rutina programada en lugar de una carrera de último momento.