Resumen
El correo electrónico entrante en la Safety App le da a tu equipo una dirección de correo dedicada que convierte los mensajes cotidianos en reportes de incidentes. Cuando alguien envía un correo a la dirección, la Safety App captura el mensaje y crea un reporte para que el incidente entre en tu flujo de trabajo de seguridad normal. Esto permite que las personas señalen peligros y eventos rápidamente, incluso cuando no tienen sesión iniciada en la aplicación.
Introducción
El correo electrónico entrante es un canal de reporte en la Safety App. En lugar de abrir la aplicación y llenar un formulario, una persona puede simplemente enviar un correo describiendo lo que pasó, y la Safety App convierte ese mensaje en un reporte de incidente. Esto reduce la barrera para reportar, de modo que los peligros y eventos se capturan mientras aún están frescos.
El personal de primera línea y los equipos de sitio son los usuarios principales de la dirección de correo entrante, porque les permite reportar desde donde ya están trabajando. Los gerentes de seguridad, los gerentes de sitio, y los directores de seguridad luego recogen los reportes resultantes a través de las mismas vistas delimitadas por rol que usan para cualquier otro evento en la Safety App.
Conceptos clave
- Dirección de correo electrónico entrante: La dirección dedicada a la que las personas envían mensajes. Todo lo que se entrega a esta dirección es capturado por la Safety App y convertido en un reporte.
- Reporte de incidente: El registro que la Safety App crea a partir de un mensaje entrante. Entra en el mismo flujo de trabajo que cualquier otro evento reportado.
- Responsable (Owner): La persona que se hace responsable de un reporte una vez que se prioriza. Las notificaciones y recordatorios en la Safety App se dirigen al responsable, así que la rendición de cuentas es clara.
- Categoría y ubicación: Los atributos usados para clasificar un reporte para que llegue a las personas correctas y aparezca en las vistas filtradas correctas.
- Visibilidad delimitada por rol: Lo que ve cada persona depende de su rol. Un director de seguridad ve la actividad en todos los sitios, mientras que un gerente de sitio ve solo los reportes vinculados a su propia ubicación.
- Entrega por correo electrónico: La Safety App ya comunica alertas y recordatorios por correo electrónico al responsable, así que un incidente planteado por correo electrónico continúa siendo seguido por correo electrónico.
Pasos a seguir
Ubica la configuración de correo entrante
Abre la página de configuración de Inbound Email en la Safety App. Aquí es donde la Safety App muestra la dirección dedicada desde la cual se convierten los mensajes entrantes. Confirma que la dirección mostrada aquí es la que tu equipo usará para reportar incidentes.
Leyenda: Abre la página de configuración de Inbound Email en la Safety App.
Comparte la dirección con las personas que reportan
Dale la dirección de correo entrante al personal de primera línea y a los equipos de sitio que necesitan plantear incidentes. Debido a que reportar solo requiere enviar un correo electrónico, cualquiera con la dirección puede enviar un reporte sin iniciar sesión en la Safety App. Anima a los reportantes a guardar la dirección como contacto para que sea fácil de alcanzar en el momento.
Envía un mensaje para crear un reporte
Para reportar un incidente, envía un correo electrónico a la dirección entrante describiendo lo que pasó. La Safety App captura el mensaje y crea un reporte de incidente a partir de él, colocando el incidente en el mismo flujo de trabajo que los eventos reportados directamente en la aplicación. Pide a los reportantes que incluyan detalles claros en el asunto y el cuerpo para que el reporte sea fácil de priorizar.
Prioriza el reporte a un responsable
Una vez que el reporte existe en la Safety App, asigna un responsable para que alguien sea responsable de actuar sobre él, y clasifícalo por categoría y ubicación para que aparezca en las vistas filtradas correctas. Debido a que la visibilidad está delimitada por rol, establecer la ubicación correctamente asegura que el reporte llegue al gerente de sitio responsable de esa ubicación mientras permanece visible para el director de seguridad en todos los sitios.
Confirma que el seguimiento llegue a las personas correctas
Después de que un reporte tenga un responsable y esté clasificado, confirma que el seguimiento fluye correctamente. La Safety App dirige las notificaciones y recordatorios al responsable por correo electrónico, así que verifica que el responsable asignado esté actualizado y que el incidente se esté rastreando hasta su cierre como cualquier otro evento.
Conclusión
El correo electrónico entrante hace que reportar en la Safety App sea tan simple como enviar un mensaje, lo que significa que los incidentes se capturan rápidamente y entran en tu flujo de trabajo de seguridad estándar sin fricción adicional. Comparte la dirección, deja que los reportantes envíen correos, y prioriza cada reporte resultante al responsable, categoría, y ubicación correctos para que nada de lo planteado por correo electrónico quede sin atender.