Resumen
Los Reportes Programados te permiten entregar un reporte guardado de la Safety App a destinatarios elegidos automáticamente, según un programa recurrente como diario, semanal, mensual, o trimestral. En lugar de ejecutar y compartir el mismo reporte manualmente cada período, configuras la entrega una sola vez y el reporte llega a las bandejas de entrada correctas por sí solo. Esto mantiene a los líderes de seguridad y sus equipos informados sobre los datos más recientes del programa sin que nadie tenga que recordar enviarlo.
Introducción
Los Reportes Programados se construyen sobre la biblioteca de reportes y paneles en la Safety App. Una vez que tienes un reporte configurado de la manera que quieres, puedes programar una entrega recurrente para que se envíe por correo electrónico a tus destinatarios elegidos con una cadencia regular en lugar de ejecutarse manualmente cada vez.
Esta capacidad la usan principalmente los administradores, gerentes, y líderes de seguridad que necesitan mantener a los ejecutivos y operadores al día sobre la salud del programa. Resuelve el problema de los reportes rutinarios y repetitivos: los datos recurrentes de seguridad, como incidentes abiertos, acciones vencidas, y otras métricas del programa, llegan a las personas que las necesitan según un programa predecible.
Conceptos clave
- Reporte guardado: Un reporte que has configurado y guardado en la biblioteca de reportes y paneles. Programar una entrega se basa en un reporte que ya has configurado, de modo que los datos y el diseño están definidos antes de automatizar su distribución.
- Entrega recurrente: La distribución automatizada y repetida de un reporte guardado. En lugar de ejecutar el reporte tú mismo cada período, el programa lo envía por ti.
- Frecuencia: Con qué frecuencia se entrega el reporte. Las opciones incluyen diario, semanal, mensual, o trimestral, para que puedas ajustar la cadencia a la frecuencia con la que cambian los datos de seguridad subyacentes y a la frecuencia con la que los interesados necesitan revisarlos.
- Destinatarios: Las personas que reciben el reporte programado por correo electrónico. Eliges quién está en la distribución para que el reporte llegue a los líderes de seguridad, gerentes, o miembros del equipo relevantes.
- Contenido del reporte: Los datos incluidos en el reporte entregado, que provienen de la configuración del reporte guardado. Debido a que los reportes de la Safety App pueden delimitarse con filtros como rango de fechas, departamento, y ubicación, los destinatarios reciben un reporte enfocado en los registros que les importan.
- Regreso a la fuente: Cada gráfico, métrica, y cifra en un reporte de la Safety App remonta al incidente, investigación, o acción correctiva individual que lo produjo, de modo que los destinatarios pueden pasar de una cifra resumida al registro subyacente.
Pasos a seguir
Prepara el reporte que quieres programar
Antes de programar una entrega, asegúrate de que el reporte que quieres enviar esté configurado y guardado. Configúralo para que muestre los datos que tus destinatarios necesitan, usando los filtros disponibles como rango de fechas, departamento, y ubicación para enfocar el reporte en los registros correctos. Cuando guardas el reporte, se une a la biblioteca de reportes y paneles, donde queda disponible para compartir o programar.
Leyenda: La página de configuración de Scheduled Reports, dentro de Settings > Reports & KPIs, lista todos los reportes programados con su horario, destinatarios, y última y próxima ejecución.
Elige programar una entrega recurrente
Desde el reporte guardado, elige la opción de programar una entrega recurrente en lugar de una compartición única. Esto convierte el reporte en un correo electrónico automatizado y repetido en lugar de algo que ejecutas y envías manualmente cada período.
Define la frecuencia de entrega
Selecciona con qué frecuencia debe enviarse el reporte. Elige diario, semanal, mensual, o trimestral según con qué frecuencia cambien los datos de seguridad subyacentes y con qué frecuencia tus interesados necesiten revisarlos. Por ejemplo, usa una cadencia semanal para equipos operativos que rastrean acciones abiertas, o una cadencia trimestral para revisiones ejecutivas del programa.
Elige los destinatarios
Agrega a las personas que deben recibir el reporte por correo electrónico. Selecciona a los destinatarios para que el reporte llegue a los líderes de seguridad, gerentes, o miembros del equipo que dependen de esos datos, manteniendo la lista de distribución alineada con quién realmente necesita la información.
Confirma y activa el programa
Revisa tus elecciones, el reporte que se enviará, la frecuencia, y los destinatarios, y luego confirma el programa. Una vez activo, el reporte se entrega automáticamente a los destinatarios elegidos con la cadencia que definiste, sin necesidad de ninguna acción adicional de tu parte.
Conclusión
Los Reportes Programados convierten un reporte guardado de la Safety App en un correo electrónico automatizado y recurrente que llega a las personas correctas con una cadencia diaria, semanal, mensual, o trimestral. Al preparar el reporte, definir la frecuencia, y elegir los destinatarios una sola vez, aseguras que los líderes de seguridad y sus equipos se mantengan al día con los datos del programa sin que nadie tenga que ejecutar y distribuir el reporte manualmente cada período.