Resumen
Esta guía explica cómo acceder, crear y personalizar el Classes Attendance Report, incluyendo la configuración de plantillas, las opciones de generación, y casos de uso prácticos para rastrear el estado de asistencia de los usuarios a los eventos de una clase en todos los grupos.
Introducción
El Classes Attendance Report muestra el estado de asistencia de los usuarios a los eventos de una clase en los grupos seleccionados. El informe toma en cuenta todos los eventos de la clase especificada y muestra el estado de registro del usuario (pending, approved, rejected) y el estado de asistencia (attended, missed). Ya sea que necesites monitorear la participación en clases, rastrear la asistencia a eventos, o gestionar listas de espera y aprobaciones, este informe proporciona los datos que necesitas. Para una descripción general completa de la sección Reports, consulta Reports: An Overview of the Reports Section in LMS.
Pasos a Seguir
Cómo Crear una Plantilla Personalizada de Classes Attendance Report
La pestaña Report Generation contiene plantillas predefinidas que vienen con tu KnowledgeCity LMS, junto con cualquier plantilla personalizada que hayas creado anteriormente. Si la plantilla predeterminada de Classes Attendance cumple con tus necesidades, puedes ejecutarla directamente. Para crear una nueva plantilla personalizada con campos y ajustes específicos, sigue los pasos a continuación.
- Ve a Reports > New Report Template.
- En el menú desplegable Report type, selecciona Classes attendance.
Cuando seleccionas Classes Attendance como tipo de informe, el sistema completa automáticamente los campos predeterminados, junto con el nombre de plantilla, idioma, descripción y estilo de título predeterminados, todos los cuales puedes personalizar según tus necesidades.
- Configura tu plantilla:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Template name | Especifica un nombre único (por ejemplo, "Q1 Class Attendance Report") |
| Template language | Selecciona el idioma preferido para la salida del informe |
| Description | Proporciona una breve descripción (hasta 500 caracteres) para aclarar el propósito del informe |
| Title style | Da formato al título del informe usando negrita, cursiva, subrayado, tamaño de fuente, alineación, y opciones de color de texto y fondo del título |
| Include portal logo | Actívalo para agregar el logo de tu portal a la salida del informe |
Campos Predeterminados en Este Informe
- User Name: El identificador único de inicio de sesión del usuario.
- Date of Birth: La fecha de nacimiento del usuario.
- Course ID: Identificador único del curso en el LMS.
- Course Name: Nombre oficial del curso.
- Event Date: Fecha programada del evento con instructor.
- Event Time: Hora de inicio programada del evento.
- Event End Date: Fecha y hora en que finaliza el evento de la clase.
- Access Request Date: Fecha en que el usuario solicitó acceso a la clase.
- Request Approver Email: Correo del aprobador de la solicitud (sin importar si está pending, approved, o rejected).
- Event Type: Tipo que indica si el evento es en línea o presencial (webinar / in person).
- Event Published: Indica si el evento ha sido publicado oficialmente.
- Event Instructor: Nombre completo del instructor o facilitador del evento.
- Event Duration: Duración planificada del evento.
- Event Description: Breve descripción que resume el contenido del evento.
- Event Registration Start: Fecha y hora en que se abre el registro.
- Event Registration End: Fecha y hora en que se cierra el registro.
- Event Capacity: Número máximo de participantes permitido.
- Event Min Attendance: Asistencia mínima requerida para que el evento se lleve a cabo.
- User Registration Status: Estado de registro actual (pending / approved / rejected).
- User Attendance Status: Indica si el usuario asistió o no (Attended / Missed).
Puedes modificar estos valores predeterminados o agregar campos adicionales para adaptar el informe a tus necesidades. Para descripciones detalladas de todos los campos disponibles, consulta Report Fields: A Complete Reference Guide for All Reports.
- Personaliza las columnas usando la sección de ajuste de filas:
- Haz clic en Add column para incluir campos adicionales.
- Arrastra y suelta las columnas para reordenarlas si es necesario.
- Haz clic en el botón Edit en cualquier columna para darle formato, estilo, o agregar reglas condicionales.
- Haz clic en el botón Delete para eliminar columnas.
Para instrucciones detalladas sobre la gestión de columnas, consulta Report Templates: How to Manage Columns with Rows Adjustment and Formatting.
- Haz clic en Save template.
Cómo Generar el Classes Attendance Report
- Ve a Reports > Report Generation.
- Ubica tu plantilla de Classes Attendance recién creada.
- Haz clic en Run report.
El botón Run report abre una ventana de configuración donde puedes establecer los siguientes parámetros antes de generar el informe:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Group | Selecciona qué grupo de usuarios incluir, o All groups |
| Time Zone | Elige la zona horaria para los cálculos de fechas |
| Courses | Selecciona uno o más cursos específicos sobre los que generar el informe |
| Include archived courses | Actívalo para incluir cursos que ya no están activos |
| Pending / Approved / Rejected | Casillas de verificación para filtrar por estado de registro del usuario |
| Attended / Missed | Casillas de verificación para filtrar por estado de asistencia del usuario |
- Haz clic en Create y ve a la pestaña Reports, ubica tu informe en la parte superior de la lista y haz clic en el botón Download para exportarlo.
Ejemplos de Casos de Uso
- Rastrear la participación en clases: Genera un informe para una clase específica para ver qué usuarios asistieron, faltaron, o siguen pendientes de aprobación. Úsalo para dar seguimiento a los usuarios ausentes o confirmar la asistencia para requisitos de certificación.
- Monitorear el estado de registro de eventos: Revisa la columna User Registration Status para identificar a los usuarios que están pending, approved, o rejected para eventos de clase. Esto ayuda a gestionar listas de espera y límites de capacidad.
- Auditar la capacitación con instructor: Genera un informe en varias clases para analizar patrones de asistencia, utilización de la capacidad de eventos, y la efectividad de los instructores según las tasas de asistencia.
Notas Importantes
- Valores de estado de registro: User Registration Status puede ser Pending (esperando aprobación), Approved (permiso otorgado), o Rejected (permiso denegado).
- Valores de estado de asistencia: User Attendance Status puede ser Attended (el usuario participó) o Missed (el usuario no participó). Este campo puede estar vacío si la asistencia no se ha registrado.
Conclusión
Has aprendido con éxito cómo generar y personalizar el Classes Attendance Report. Este informe proporciona información completa sobre el estado de asistencia de los usuarios a los eventos de una clase, incluyendo el estado de registro y el estado de asistencia. Al crear plantillas personalizadas con los campos que más importan, puedes rastrear de manera eficiente la participación en clases, monitorear el registro de eventos, y gestionar la capacitación con instructor.