Resumen
Esta guía explica cómo acceder, crear y personalizar el Users by Groups Report, incluyendo la configuración de plantillas, las opciones de generación, y casos de uso prácticos para exportar datos de usuarios por grupo.
Introducción
El Users by Groups Report proporciona una vista rápida de todos los usuarios registrados en un grupo seleccionado, ordenable por nombre de grupo. Este informe muestra los usuarios asignados a los grupos seleccionados, ya sea que necesites exportar listas de usuarios para auditorías, analizar la membresía de grupos, o preparar datos para sistemas de RR. HH., este informe proporciona la información que necesitas. Para una descripción general completa de la sección Reports, consulta Reports: An Overview of the Reports Section in LMS.
Pasos a Seguir
Cómo Crear una Plantilla Personalizada de Users by Groups Report
La pestaña Report Generation contiene plantillas predefinidas que vienen con tu KnowledgeCity LMS, junto con cualquier plantilla personalizada que hayas creado anteriormente. Si la plantilla predeterminada de Users by Groups cumple con tus necesidades, puedes ejecutarla directamente. Para crear una nueva plantilla personalizada con campos y ajustes específicos, sigue los pasos a continuación.
- Ve a Reports > New Report Template.
- En el menú desplegable Report type, selecciona Users by groups.
Cuando seleccionas Users by Groups como tipo de informe, el sistema completa automáticamente los campos predeterminados, junto con el nombre de plantilla, idioma, descripción y estilo de título predeterminados, todos los cuales puedes personalizar según tus necesidades.
- Configura tu plantilla:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Template name | Especifica un nombre único (por ejemplo, "Q1 User List by Group") |
| Template language | Selecciona el idioma preferido para la salida del informe |
| Description | Proporciona una breve descripción (hasta 500 caracteres) para aclarar el propósito del informe |
| Title style | Da formato al título del informe usando negrita, cursiva, subrayado, tamaño de fuente, alineación, y opciones de color de texto y fondo del título |
| Include portal logo | Actívalo para agregar el logo de tu portal a la salida del informe |
Campos Predeterminados en Este Informe
- Group: El grupo al que pertenece el usuario.
- User Name: El identificador único de inicio de sesión del usuario.
- Date of Birth: La fecha de nacimiento del usuario.
Puedes modificar estos valores predeterminados o agregar campos adicionales para adaptar el informe a tus necesidades. Para descripciones detalladas de todos los campos disponibles, consulta Report Fields: A Complete Reference Guide for All Reports.
- Personaliza las columnas usando la sección de ajuste de filas:
- Haz clic en Add column para incluir campos adicionales.
- Arrastra y suelta las columnas para reordenarlas si es necesario.
- Haz clic en el botón Edit en cualquier columna para darle formato, estilo, o agregar reglas condicionales.
- Haz clic en el botón Delete para eliminar columnas.
Para instrucciones detalladas sobre la gestión de columnas, consulta Report Templates: How to Manage Columns with Rows Adjustment and Formatting.
- Haz clic en Save template.
Cómo Generar el Users by Groups Report
- Ve a Reports > Report Generation.
- Ubica tu plantilla de Users by Groups recién creada.
- Haz clic en Run report.
El botón Run report abre una ventana de configuración donde puedes establecer los siguientes parámetros antes de generar el informe:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Group | Selecciona qué grupo incluir, o All groups |
| Time Zone | Elige la zona horaria para los cálculos de fechas |
- Haz clic en Create y ve a la pestaña Reports, ubica tu informe en la parte superior de la lista y haz clic en el botón Download para exportarlo.
Ejemplos de Casos de Uso
- Exportar la lista de usuarios para auditorías: Genera un informe para un grupo específico para exportar todos los usuarios de ese grupo junto con su información básica. Úsalo para auditorías de cumplimiento o revisiones de registros de usuarios.
- Analizar la membresía de grupos: Selecciona All groups para ver una lista completa de todos los usuarios en todos los grupos, ordenada por nombre de grupo. Esto te ayuda a comprender la distribución y membresía de los grupos.
- Preparar datos para integración con RR. HH.: Exporta datos de usuarios, incluyendo asignaciones de grupo, nombres de usuario, y fechas de nacimiento, para integrarlos con sistemas de RR. HH. o actualizar registros externos.
Notas Importantes
- Información básica del usuario: El informe incluye group, username, y date of birth de forma predeterminada. Puedes agregar campos de usuario adicionales usando la opción Add column.
- Opción All groups: Selecciona All groups para incluir a todos los usuarios de tu cuenta, sin importar la asignación de grupo.
Conclusión
Has aprendido con éxito cómo generar y personalizar el Users by Groups Report. Este informe proporciona una manera rápida y fácil de exportar datos de usuarios por grupo, incluyendo la membresía de grupo, nombres de usuario, y fechas de nacimiento. Al crear plantillas personalizadas con campos adicionales, puedes adaptar el informe para satisfacer tus necesidades específicas de exportación de datos de usuarios.